La vida tiene dos constantes: el cambio y la resistencia al cambio. Nuestros cerebros están programados para combatir el cambio. Es más, liberan hormonas relacionadas con el miedo para protegernos de la amenaza que desatan los cambios en la mente. Por eso, a muchas personas les resulta difícil adoptar la innovación, incluso cuando la parte racional del cerebro puede entender los beneficios.
Ya sea que se trate de una herramienta nueva que reduzca a la mitad el tiempo de calificación o un sistema de archivo que garantice que las calificaciones de los estudiantes sean más accesibles, es posible que igual queramos ignorar los cambios. A las personas les gusta la idea de un entorno de trabajo más sencillo en el futuro, pero tienen dificultades con la mecánica de llegar a ese punto porque no están insatisfechas con el modo en que se hacen las cosas actualmente.
La resistencia al cambio puede causar estragos en las organizaciones, incluidas las instituciones de educación superior. Sabemos que la mayoría de los programas de cambios no logra alcanzar sus objetivos debido a la resistencia de los empleados y a la falta de apoyo por parte de la gerencia. Dado que está en juego el éxito de los estudiantes, el equipo académico y el personal administrativo, tener un plan de administración de cambios es fundamental para que las personas puedan adaptarse con éxito.
En esta guía, compartimos información específica sobre lo que debe saber acerca de la administración de cambios, incluidos los siguientes puntos:
- qué es;
- por qué es importante;
- cómo implementar un plan de administración de cambios.
Además, en esta guía, encontrará detalles sobre cómo administrar con éxito el cambio hacia un nuevo sistema de gestión educativa (LMS). Encontrará ejemplos cercanos relacionados con qué esperar cuando se migra a un nuevo LMS e historias y consejos útiles de instituciones pares que han atravesado una administración de cambios exitosa.
Continúe leyendo para descubrir cómo puede animar a la comunidad de su institución a adoptar el cambio y darle la bienvenida a un futuro más brillante.
¿Qué es la administración de cambios?
La administración de cambios es un enfoque sistemático para abordar la implementación de procesos o procedimientos nuevos en las organizaciones. Suele incluir un plan de varios pasos que permite dividir el proyecto en etapas manejables.
Por ejemplo, un plan de administración de cambios puede incluir lo siguiente:
- crear una visión y un plan para los cambios;
- preparar a su organización para el cambio;
- implementar los cambios;
- darle al personal administrativo el apoyo que necesita;
- incorporar los cambios a la cultura y las prácticas de su organización;
- hacer un seguimiento del progreso, analizar los resultados y mantener el cambio.
¿Qué constituye un “cambio” dentro de la administración de cambios?
El cambio en cuestión variará en función de la tarea y puede ir desde un ajuste menor hasta la transformación de un sistema completo.
En algunos casos, el cambio será una actualización incidental en un procedimiento que usa una pequeña parte del personal administrativo. En otros casos, será la implementación de un nuevo software —como, por ejemplo, un nuevo LMS— que afectará el funcionamiento cotidiano de toda la comunidad del campus.
| Administración de cambios en la práctica: SUNY La Universidad Estatal de Nueva York (SUNY) es el sistema de universidades públicas del estado de Nueva York. Es uno de los sistemas universitarios más grandes y complejos de los EE. UU. porque tiene 64 campus en todo el estado e incluye cuatro sectores institucionales distintos. Esto ha llevado a que SUNY tenga 56 instancias de LMS distintas, una combinación de proveedores y una experiencia del usuario poco coherente. SUNY sabía que era momento de hacer un cambio y decidió consolidar todos sus campus en un solo proveedor: D2L Brightspace. Conozca cómo SUNY implementó con éxito una transformación de todo el sistema y gestionó el cambio en sus distintos campus durante el proceso de implementación. |
Administración de cambios en la educación
La administración de cambios en el área de la educación puede incluir la pedagogía, las tecnologías y los procesos administrativos, o una combinación de una o más de esas áreas.
| Ejemplos de administración de cambios institucionales | Lugares en los que las prácticas de administración de cambios pueden ser útilesis |
| Prácticas de instrucción: El modo en que los educadores entienden y ejecutan la enseñanza | Se les pide a los instructores que incorporen más prácticas de aprendizaje mixto en sus cursos o que les den a los estudiantes más tiempo para rendir sus exámenes. |
| Procesos administrativos: El desarrollo, la implementación y la evaluación de sistemas y políticas institucionales | Se les pide a los instructores que implementen una nueva política para detectar el contenido generado por IA en el trabajo de los estudiantes. La institución está lanzando un nuevo proceso para entregar credenciales de identificación. |
| Tecnología: Cómo se usa la tecnología para facilitar el aprendizaje | Se presenta un nuevo sistema de computación del campus en las aulas. La institución cambia el proveedor de LMS para ofrecer una experiencia más innovadora y ágil a los estudiantes, el personal administrativo y el equipo académico. |
Joanne Struch trabajó como asesora en gestión del aprendizaje en D2L y es una profesional de administración de cambios. Tiene experiencia en liderar la implementación de LMS y otros cambios académicos en instituciones educativas.
Struch describe un panorama de cómo puede ser la migración a un nuevo LMS en una institución y nos explica por qué es fundamental administrar eficazmente los cambios, tanto técnicos como humanos.
“Piense en esta situación. Su organización ha decidido implementar un nuevo LMS. El plan del proyecto está bien asentado, y los equipos tienen una idea clara de los cambios técnicos que representará el proyecto. Como líder o participante del cambio, usted sabe que eso representará una modificación importante en cómo trabaja usted o su equipo”, dijo Struch.
“A pesar de compartir algunas comunicaciones en torno al proyecto”, continuó Struch, “comienza a escuchar frases como las siguientes:
- No se por qué estamos cambiando esto. El modo en que lo hacíamos antes funciona bien.
- No voy a ir a la capacitación porque el cambio no me afecta.
- Ya lo hemos intentado antes y no funcionó. Tampoco funcionará ahora.
A menudo, como líderes, colegas o compañeros de equipo, incluso cuando sabemos que se necesita un cambio, es difícil responder a ese tipo de frases”, explicó Struch. “Es muy común que las organizaciones planifiquen durante mucho tiempo el aspecto técnico del cambio, pero no tanto el aspecto humano”.
El lado humano del cambio
La administración de cambios exitosa tiene en cuenta a las personas que se verán afectadas por el cambio. Los planes para abordar los cambios necesitan incorporar formas de inspirar a las personas para que impulsen la innovación. Además, es necesario que esas formas se comuniquen eficazmente.
Implementar un proceso o un sistema nuevo es una parte esencial de cualquier plan de administración de cambios. Pero el objetivo también debe incluir encontrar una manera de que todas las personas involucradas entiendan mejor el propósito del cambio y una forma de aprovechar su apoyo en el futuro.
El 70 % de los programas de cambios no logran alcanzar sus objetivos debido a la resistencia de los empleados y a la falta de apoyo por parte de la gerencia.
McKinsey & Company, Changing Change Management
Según Struch, el aspecto técnico del cambio opaca las necesidades de las personas involucradas.
“Lo que suele suceder es que se implementa un plan de proyecto para un cambio técnico. A veces, suponemos que solo porque hay un cambio técnico en marcha, las personas se sumarán al proyecto. Pero, en mi experiencia, no es el caso”, agregó Struch. “A veces, el aspecto técnico es más sencillo que el aspecto relacionado con las personas. Esto es porque cada persona experimenta y transita los cambios de manera distinta.
Eso puede generar brechas, por ejemplo, en el conocimiento o el uso, en la condición futura del cambio. Y esas brechas pueden llevar a un ROI menor para el proyecto o mejoras esperadas que no se logran”.
Generar un cambio duradero no es tan fácil como presionar un interruptor y poner algo en marcha. Las personas que están involucradas y que se ven afectadas por el cambio son igual de importantes. Necesitan una comunicación constante y relevante para saber que se las está teniendo en cuenta en el proceso, y esos canales de comunicación deben ser bidireccionales.
El arco del cambio
Un cambio exitoso implica que las personas pasaron del estado actual al estado futuro. Administrar esa transición puede ayudar a las personas a atravesar el proceso del cambio. Inculcar el entusiasmo por el cambio en todas las personas y los equipos requiere esfuerzo.
Struch comparte el arco del cambio de Erika Andersen como una representación de la necesidad de entender qué necesita cada persona para participar en el cambio.
El arco del cambio ayuda a mostrar qué hará que las personas lleguen a esos nuevos comportamientos en los que ocurre el cambio.
“Al presentar una iniciativa de cambio, es importante no suponer que podemos ‘presionar un interruptor’ y esperar que las personas sepan cuál será el cambio y qué deben hacer para cambiar”, dijo Struch.
Andersen enumera preguntas clave que se hacen las personas cuando de cambios se trata y que ofrecen una estructura sólida para el proceso:
- ¿Qué cambiará para mí?
- ¿Por qué cambiará esto?
- ¿Cómo se verá?
Es necesario responder esas preguntas durante las etapas de planificación del cambio, y las respuestas deben comunicarse claramente a las partes interesadas.
“Las preguntas clave que sugiere Andersen ya están arraigadas en mí”, agregó Struch. “Si bien tengo pánico cuando pienso en un cambio, cuando lo entiendo y hago el cambio en mi forma de verlo, me visualizo adoptando los nuevos comportamientos y cambiando”.
La importancia de la comunicación
Emprender un cambio en todo el campus, como migrar a un nuevo LMS, puede ser intimidante. Para ayudar a aliviar la tensión, elaborar un plan de comunicación hará que la transición sea más sencilla. Si mantiene a todas las partes interesadas al tanto de todo, estará bien encaminado para realizar un cambio empresarial con pocas sorpresas a lo largo del camino. Por ejemplo, así abordó una universidad el desafío de la comunicación a lo largo de su proceso de administración de cambios.
La Universidad de Buffalo es una gran institución pública de investigación, que cuenta con 13 unidades académicas y varias sedes. Después de más de 20 años con el anterior proveedor de LMS y un proceso de evaluación minucioso, la institución adoptó Brightspace.
La universidad tiene 2500 instructores y más de 32 000 estudiantes que están haciendo el cambio a Brightspace. Por eso, tener un plan de comunicación sólido fue fundamental para que esa institución hiciera la transición de manera exitosa.
Con la ayuda de la Universidad de Buffalo, veamos cinco maneras en que un plan de comunicación beneficiará a sus usuarios:
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El rol de la repetición en la comunicación
Repetición, repetición, repetición.
Prepare un excelente discurso para las partes interesadas que siga la misma estructura que usaban los maestros de la retórica en la antigua Grecia:
1. Dígales lo que les va a decir.
Cambiaremos de proveedor de LMS para crear una experiencia de aprendizaje y enseñanza más ágil para nuestro equipo académico, los estudiantes y el personal administrativo.
2. Explíquelo.
Después de una revisión minuciosa y de los comentarios que recibimos de toda la comunidad, hemos elegido un nuevo proveedor de LMS y lo implementaremos a lo largo de los próximos meses. El nuevo LMS ofrece una experiencia de enseñanza y aprendizaje más sólida para nuestra institución
3. Dígales lo que acaba de decirles.
Como expliqué antes, gracias a sus comentarios, hemos elegido un nuevo LMS que comenzaremos a implementar para beneficio de toda la comunidad del campus.
Seguir esos pasos simples ayudará a comunicar la información que quiere transmitirle a su público.
¿Por qué necesitan las instituciones un proceso de administración de cambios eficaz?
Los líderes institucionales suelen ser responsables de mejorar la eficacia y los resultados de aprendizaje de los alumnos. Supervisan la transformación de los cambios y las prácticas en el campus cuando es necesario. Además, toman decisiones de alto nivel que afectan a toda la institución.
Struch usa el ejemplo de la implementación de un nuevo LMS para destacar la variedad de equipos de trabajo que se ven afectados por el cambio dentro de una institución.
“Para muchos, el estudiante es el punto central de un cambio en el LMS. En esta implementación, hay distintas personas dentro de la organización que influyen la experiencia de ese estudiante, ya sea de forma directa o indirecta. En las instituciones educativas, pueden ser los instructores, los administradores del LMS o los directores de departamentos”.
El cambio puede ser impredecible y único para cada persona, que reaccionará a este de distintas maneras.
“Si uno o más de esos equipos de trabajo no están al tanto del cambio, no entienden la necesidad del cambio o no tienen la capacidad para hacerlo, la experiencia del estudiante podría verse comprometida de un modo que no es necesariamente beneficioso para la organización”, explicó Struch.
“Involucrar a las personas y a los equipos de trabajo en el cambio al comunicarlo de manera eficiente y al brindar herramientas para que esas personas hagan el cambio es importante para garantizar el éxito”, añadió.
Las prácticas de administración de cambios pueden facilitar las transiciones, ya que permiten que los líderes entiendan mejor cómo ejecutar el cambio, lo que también aumenta la confianza en sus capacidades para hacer realidad el cambio.
| Administración de cambios en la práctica: Bentley University Después de varias décadas de usar el mismo LMS, Bentley University en Waltham, Massachusetts, supo que era momento de hacer un cambio. Después de que Bentley analizara las soluciones que propusieron distintos proveedores, la institución eligió Brightspace como su nuevo LMS, convencida por las opiniones positivas de la comunidad, su diseño flexible y la experiencia del usuario intuitiva. Una vez que Bentley tomó la decisión, se centraron los esfuerzos de la universidad en planificar una migración sin problemas a Brightspace, un camino que se enfocó considerablemente en la administración de cambios. “Cuando se ha tenido el mismo LMS durante más de 20 años, hay mucho por desaprender y reaprender, en especial para nuestro equipo académico,” dijo Gaurav Shah, Director de Tecnologías Académicas de Bentley. “Nuestra máxima prioridad fue que todos se sintieran cómodos con Brightspace y prepararlos para el éxito en la nueva plataforma”. Se conformó un equipo de implementación central y se estableció un comité asesor del equipo académico para que brindaran orientación sobre la configuración y el uso de la solución nueva. Bentley también se aseguró de involucrar a las partes interesadas de la industria, al equipo académico general y al cuerpo estudiantil mientras la universidad trabajaba para adoptar Brightspace. Bentley y D2L colaboraron para desarrollar un plan de implementación que permitiera apoyar los cambios sin problemas. Una de las claves del éxito fue mantener una comunicación temprana y constante sobre los cambios con el equipo académico y los equipos armados. Además, Bentley planificó el lanzamiento piloto de Brightspace durante los cursos de primavera y verano antes de un lanzamiento oficial en el semestre de otoño. Estas pruebas piloto permitieron recopilar comentarios preliminares del equipo académico y los estudiantes sobre qué estaba funcionando bien y qué debía cambiarse para mejorar la experiencia del usuario. Conozca en profundidad la historia de Bentley con la administración de cambios. |
La administración de cambios puede impulsar el desempeño institucional
Los estudios demuestran que los proyectos que tienen una administración de cambios excelente tienen seis veces más posibilidades de cumplir sus objetivos que los que tienen una administración de cambios deficiente. Sin duda, la aplicación de prácticas de administración de cambios mejoraría el desempeño institucional si consideramos la cantidad de cambios a los que están expuestos los campus de los colegios universitarios. Hay un ciclo continuo de análisis de datos, reflexión sobre las estrategias de mejora, implementación y monitoreo de dichas estrategias, y evaluación de los resultados.
La tendencia alcista de este gráfico muestra que incluso una administración de cambios que diste de lo ideal puede tener un impacto positivo en las organizaciones en comparación con aquellas que no tienen en cuenta para nada la aplicación de técnicas de administración de cambios.
La administración de cambios puede generar éxito a largo plazo
La administración de cambios en las instituciones, si bien representa un gran desafío, pueden sentar una base sólida que fomente el éxito a largo plazo. Por ejemplo, trabajar con su proveedor para gestionar de manera eficaz el cambio a un nuevo LMS desde el principio dará lugar a la adopción exitosa de dicho sistema y a un crecimiento en el futuro.
Usted y su proveedor deben trabajar juntos para desarrollar un proceso de integración que establezca un camino claro hacia el éxito y hacia el retorno de su inversión. A continuación, presentamos un ejemplo de cómo usted y su nuevo proveedor pueden trabajar codo a codo para administrar el cambio a un nuevo LMS:
- Primeros pasos: querrá sentarse con su proveedor para desarrollar un cronograma para cumplir los requisitos y abordar los desafíos. Presente sus partes interesadas clave a las personas más importantes del equipo de su proveedor, quienes ayudarán a definir las expectativas, validar el alcance y definir plazos claros.
- Descubrimiento y diseño, colabore con su proveedor y comparta su visión, sus objetivos y sus iniciativas estratégicas. Esto ayudará a trazar el camino para transitar con éxito el proceso de cambio. Tómese este tiempo para establecer un enfoque y comenzar a presentarles la nueva plataforma a los usuarios como una herramienta esencial que puede ayudar a facilitar las tareas cotidianas.
- Capacitación e instrucción: hable con su proveedor para elaborar un programa de capacitación para la comunidad del campus. Adopte un enfoque por etapas que incorpore distintos estilos de aprendizaje, como el aprendizaje bajo demanda o asíncrono, o los talleres en vivo. También puede recibir consejos o recomendaciones para mejorar el desarrollo de los cursos y, así, elevar el contenido.
- Preparación y lanzamiento: elabore un plan de lanzamiento y comunicación detallado para compartir con su equipo. Esto ayudará a preparar el terreno para un lanzamiento sin inconvenientes e impulsará el involucramiento de su equipo académico, el personal administrativo y los estudiantes. También querrá hacer un seguimiento del progreso después de la implementación del cambio para garantizar que el cambio se mantenga y siga produciendo un retorno de la inversión.
Condiciones únicas de la administración de cambios en las instituciones de educación superior
Aunque las instituciones comparten algunas similitudes con otras organizaciones, la educación superior sigue siendo un entorno único que acarrea sus propios desafíos.
Los resultados significativos suelen llevar meses (o años)
El cambio — especialmente el que afecta a toda la comunidad del campus— puede ser un proceso lento. Es posible que se necesiten meses para hacer un cambio e incluso más tiempo después de hacer el cambio para ver resultados tangibles. A veces, darse por vencido parece la salida más fácil, pero continuar con el proceso de cambio casi siempre vale la pena el esfuerzo.
Conozca el plazo de implementación de dos años y medio que siguió SUNY para consolidar con éxito sus LMS actuales en Brightspace en todos sus campus.
El agotamiento del equipo académico y la falta de personal administrativo presentan problemas
El agotamiento del equipo académico está en alza, y eso hace que muchos instructores tengan dudas sobre su trayectoria profesional. Además, el agotamiento puede llegar hasta el personal administrativo, los estudiantes y el desarrollo de los cursos.
Esto hace que implementar los cambios sea más desafiante, ya que las instituciones están funcionando con capacidad reducida debido al agotamiento del equipo académico y del personal administrativo. Si los miembros del personal administrativo ya se sienten agotados, cualquier cambio (ya sea grande o pequeño) puede parecer imposible de adoptar.
A la hora de implementar un nuevo LMS, los resultados significativos no son los únicos que deben llevar un tiempo. Durante la implementación, destinar un tiempo para que el equipo académico, el personal administrativo y los estudiantes se familiaricen con el nuevo software puede aumentar el grado de aceptación y, al mismo tiempo, reducir las posibilidades de un mayor agotamiento.
Carol Van Zile-Tamsen, Vicerrectora Adjunta y Directora de la Oficina de Evaluación de Planes de Estudios y Transformación de la Enseñanza de la Universidad de Buffalo, nos explica de qué manera su institución alivió la carga del equipo académico cuando se hizo la transición a Brightspace.
“Desde el primer día, nuestro enfoque fue implementar Brightspace de manera que hubiese una gran cantidad de avisos para los instructores, que tuviésemos un buen proceso vigente para migrar el contenido y que hubiese mucho personal administrativo y distintas oportunidades de capacitación para que todos recibieran el apoyo necesario mientras transitaban el proceso”, detalló Van Zile-Tamsen.
“Nuestro mantra durante esa época fue ser pacientes y comenzar en el denominador común más básico: presentarle el sistema al equipo académico y ayudar a que se familiaricen con este. Una vez que utilizan Brightspace durante algunos semestres, los instructores pueden pasar a las funciones más avanzadas y al diseño de cursos, lo que también es nuestro objetivo”.
En la educación superior, todos son partes interesadas
Lo que pasa en las instituciones afecta no solo a los estudiantes, sino también al equipo académico, al personal administrativo, a los funcionarios y a cualquier miembro de la comunidad del campus. Por ejemplo, la renovación de marca institucional puede influir en los exalumnos que están buscando trabajo. La reducción del personal administrativo puede influir en los tiempos de espera de los estudiantes o en las horas extra del personal. Esto puede crear una sensación de mayor presión, ya que algunas de las decisiones que se toman pueden atraer más atención.
Además, todos los miembros de la comunidad del campus tienen suposiciones y puntos de vista válidos sobre cómo deben hacerse las cosas. Por lo tanto, puede ser difícil generar y mantener un cambio debido a la diversidad de puntos de vista de la comunidad.
Tener en cuenta los aspectos únicos de la educación superior le permitirá crear un proceso de administración de cambios eficaz que ayude a su institución a alcanzar los objetivos.
| Administración de cambios en la práctica: Ultimate Medical Academy Ultimate Medical Academy (UMA) es una institución de salud sin fines de lucro que ayuda a sus estudiantes a tener carreras exitosas en el área de la atención médica hace más de 25 años. Después de reconocer que el LMS de UMA estaba obsoleto, sus administradores se dieron cuenta de que era momento de encontrar un proveedor moderno y finalmente eligieron a D2L Brightspace. El equipo de UMA llevó a cabo una planificación cuidadosa para garantizar que el cambio de LMS fuera un éxito. Para lograrlo, implementaron Brightspace por etapas. Por ejemplo, la primera etapa apuntó a proporcionar el mismo nivel de funciones que el LMS anterior de UMA y, al mismo tiempo, añadir funciones nuevas que el equipo académico y los estudiantes pudiesen adoptar fácilmente. Durante la fase uno también se hizo énfasis en la administración de cambios, además de la implementación técnica. El equipo de UMA elaboró un programa de capacitación un año antes de la fecha de lanzamiento, el cual se probó con una pequeña cantidad de estudiantes e integrantes del equipo académico a fin de pulirlo antes de la fecha de lanzamiento. “Tomarnos este tiempo al principio en lugar de apresurarnos por concretar la implementación fue muy valioso porque significó que todos tuviésemos un objetivo en común y que usáramos eso como nuestro norte”, explicó Carrie Christoff, Directora de Administración de Programas de UMA. “Parece simple, pero es el tipo de cosas que hacen que los proyectos funcionen”. Jennifer Birt, analista comercial la Oficina de Administración de Proyectos, destacó la importancia de la comunicación durante la transición: “La comunicación y la transferencia a lo largo y ancho de la organización también fueron importantes. Todos sabían lo que estaba sucediendo y nadie trabajaba de manera aislada. Fue un verdadero trabajo en equipo durante los 18 meses”. Richard Crowley, Vicepresidente Adjunto de Aprendizaje y Tecnología de los Estudiantes, empezó a participar de la implementación a mitad de camino y respetó la organización y el trabajo hecho durante el proceso. “Se incluyeron las partes interesadas desde las primeras etapas del proceso y se las mantuvo involucradas durante todo el proyecto. Estaban involucradas en el proyecto y se sentían muy entusiasmadas con el cambio porque les comunicamos claramente cómo beneficiaría a los estudiantes, al equipo académico y a los colegas”. Conozca la historia completa de UMA y su enfoque respecto de la administración de cambios. |
Cómo implementar un plan de administración de cambios
Lo primero que debe hacer es determinar qué tipo de cambio quiere implementar (p. ej., una actualización del LMS) y a quién afectará (p. ej., al equipo académico, a los estudiantes o al personal administrativo). Esto lo ayudará a determinar cómo debe llevar a cabo el cambio.
Categorización de los tipos de cambio
El cambio puede clasificarse en equipos de trabajo más generales de acuerdo con la escala, el origen y el estilo de la implementación. Ya analizamos que un cambio puede ser pequeño y afectar solo a una parte de la institución o, de manera alternativa, puede ser un cambio completo del proceso. Ahora veamos de qué manera el origen del cambio afecta el proceso de planificación.
Origen
Se puede planificar el cambio, como una idea del equipo de liderazgo que ha tenido en cuenta qué mejoras se pueden hacer para prestar un mejor servicio a sus estudiantes. Sin embargo, el cambio también puede ser reactivo. Los factores externos — como una nueva legislación gubernamental relacionada con la educación— exigen una reflexión y la toma de medidas.
En la mayoría de los casos, el cambio es una combinación de cambio planificado y reactivo. Si un pequeño grupo de instructores tiene dificultades para adaptarse a una característica de su nuevo LMS, puede sugerirles que vean algunos videos de capacitación bajo demanda. Esto puede estar acompañado de una capacitación planificada minuciosamente y dictada por su proveedor para que todos los miembros del equipo académico se familiaricen más con esta función para evitar la confusión a futuro.
Los dos cambios satisfacen las mismas necesidades: ayudar a que el equipo académico se adapte al nuevo LMS. Pero, en este caso, el cambio reactivo es una medida aguda que puede retirarse una vez que se ponga en marcha la capacitación formal y que tenga un impacto más permanente.
Debe tener una idea de si el cambio que está analizando implementar es planificado o reactivo. El origen afectará la extensión de su proyecto e indicará si el cambio será temporal, a largo plazo o permanente.
Implementación
El tipo de cambio también puede evaluarse según cómo se completa. ¿Adoptará procesos y procedimientos? ¿O se centrará en el modo de pensar y de actuar de las personas?
Los cambios estructurales y culturales suelen analizarse en conjunto porque es imposible separar la forma de actuar de la forma de pensar de las personas. Si se introduce un nuevo LMS con éxito en su institución (es decir, un cambio estructural), la actitud hacia la plataforma tecnológica que se manifiesta después del cambio puede clasificarse como un cambio cultural. Del mismo modo, un cambio cultural en el que se anima a los instructores a compartir la descripción general de sus cursos puede dar lugar a un cambio estructural en el modo en que se comparte la información, ya que el interés en compartir las ideas ha aumentado.
| Administración de cambios en la práctica: Algonquin College Algonquin College adoptó un cambio estructural en su institución al migrar a un nuevo LMS. Pero el cambio no terminó ahí. Después de decidir cambiar a Brightspace, sus líderes reconocieron la importancia de lograr un cambio cultural dentro de la comunidad del campus. Este colegio universitario se inspiró en otro de los usuarios de Brightspace —Fanshawe College— para crear un programa de embajadores estudiantes. Dentro de ese programa, los estudiantes de Algonquin College se ofrecen como voluntarios para orientar a los nuevos estudiantes al comienzo de cada semestre y, así, ayudar a alcanzar un cambio cultural en favor de la aceptación de la plataforma y el interés en ella. “Se ha comprobado que es un método excelente para obtener comentarios sobre Brightspace, y solemos tener en cuenta las primeras opiniones de los estudiantes nuevos”, detalló Patrick Devey, Decano del Centro para el Aprendizaje Continuo y en Línea. “Además, hace poco dictamos nuestro primer Brightspace Symposium, al que asistieron muchos integrantes del equipo académico, del personal administrativo y de los estudiantes. Tuvimos presentaciones muy interesantes de instituciones asociadas, así como del propio D2L, incluidas sesiones sobre funcionalidades, aprendizaje basado en competencias y el uso de la ludificación y otras técnicas para motivar a los estudiantes”. Obtenga más información sobre la transición de Algonquin College a Brightspace. |
Actividades clave para la administración de cambios
Si bien existen distintos enfoques en cuanto a la administración de cambios, la posibilidad de completar todas las actividades involucradas dependerá de la capacidad de adaptación y del capital humano de su institución.
“La experiencia óptima es tener un líder de administración de cambios experimentado e integrar totalmente la administración de cambios en el plan del proyecto”, explicó Struch. “Si eso no es posible, incluir al menos una parte del enfoque de administración de cambios en un proyecto también será beneficioso”.
Struch sugiere las siguientes tres listas para la administración de cambios —herramientas que suele usar D2L con las organizaciones con las que trabaja para implementar un cambio a Brightspace— que pueden adaptarse y modificarse según las necesidades y los recursos de una organización.
Incluya tiempo de capacitación
Según el tipo de cambio que esté implementando su institución, debe hacer énfasis en la capacitación de las partes interesadas. Por ejemplo, si quiere hacer un cambio de LMS en todo el campus (como la Universidad de Búfalo), la capacitación será fundamental. Una manera de acelerar la capacitación es darle al equipo académico la posibilidad de conectarse con algo conocido en lugar de exigirles que empiezan desde cero. Para ello, pueden migrarse los cursos existentes del equipo académico al nuevo LMS y utilizar el material de enseñanza existente como punto de partida.
“Brindamos muchas capacitaciones todos los meses a lo largo del semestre de primavera para incorporar al equipo académico y hacer que se familiaricen con el sistema”, comentó Van Zile-Tamsen. “Nuestro objetivo era migrar algunos cursos del LMS antiguo a Brightspace. Cuando el equipo académico tuvo acceso, pudieron ingresar y ver qué aspecto tenía su contenido en el entorno de Brightspace”.
También es importante recordar que la capacitación no termina cuando se lanza el LMS.
“Se realiza la capacitación antes del lanzamiento, pero debe planificarse un apoyo continuo durante el primer año de implementación”, agregó Van Zile-Tamsen. “Siempre surgirán dudas, y debe estar preparado para mantener ese apoyo hasta que el equipo académico conozca el sistema en profundidad”.
Jeffrey Kohler, Director Adjunto de Transformación de la Enseñanza, entiende que la capacitación puede convertirse en otra tarea que se agrega a la larga lista de obligaciones del equipo académico y sugiere brindar tiempo de sobra y distintas opciones para aumentar la asistencia.
“Desde el momento en que supimos que se implementaría Brightspace en nuestra institución, quisimos asegurarnos de que hubiese múltiples oportunidades de capacitación para el equipo académico y de que dicha capacitación se dictara varias veces en distintas sesiones”, afirmó Kohler.
Dictar la capacitación en secciones manejables y a intervalos regulares (por ejemplo, organización de los cursos un día, evaluaciones al día siguiente) también puede aumentar la cantidad de asistentes.
“Divida la capacitación en secciones más pequeñas y haga que el equipo académico sienta que puede procesar esa información, practicar algunas de las estrategias o probar el sistema”, dijo Kohler. “Creo que verá que el equipo académico querrá pasar de ser usuarios nuevos a usuarios expertos y querrá probar funciones que quizás nunca antes tuvieron en cuenta para sus cursos y que el nuevo LMS les permite incorporar”.
Obtenga más información sobre el Programa de Capacitación Certificado de Brightspace o sobre la Capacitación Guiada de Brightspace de D2L.
Los seis pasos de la administración de cambios
Hemos revisado la beca líder sobre administración de cambios e identificamos seis pasos clave que deben incorporarse al diseñar y ejecutar un plan de administración de cambios.
1. Crear una visión y un plan para los cambios
Tener una visión atractiva de cómo puede ser el futuro es una de las mejores maneras de hacer que las personas se adapten a un cambio.
El mayor error que vemos que las personas suelen cometer cuando adoptan tecnologías nuevas es no presentar una visión atractiva.
Kassia Gandhi, Directora de Asuntos Académicos, D2L
Por ejemplo, use la visión de un futuro más brillante en la comunidad del campus como punto de inicio. Cuando el proceso de implementación comience a complicarse, vuelva a esa idea. Por eso es importante que el primer paso sea construir la visión cuando prepare a su institución para un cambio. Aclarar y explicar los objetivos minuciosamente hará que sea más sencillo responder las preguntas de las partes interesadas de forma preparada e inspiradora.
Cuando comience a elaborar su plan, tenga en cuenta los siguientes puntos:
- ¿Cómo ayudará este cambio a que la institución alcance sus objetivos estratégicos?
- ¿De qué manera define el éxito?
- ¿Cómo medirá el progreso?
- ¿Quién estará a cargo del proceso de implementación?
- ¿Qué políticas y procedimientos deberán tenerse en cuenta?
- ¿Qué estará fuera del alcance del proyecto?
Si bien tendrá que tener una estrategia para implementar el cambio, pueden surgir obstáculos inesperados. Es importante tener en cuenta los imprevistos que pueden afectar el proceso de implementación y desarrollar planes de contingencia para resolver cualquier problema.
2. Preparar a su organización para el cambio
Para tener éxito en la búsqueda de un cambio y su implementación, la institución debe estar preparada tanto en términos logísticos como culturales. Antes de adentrarse en la logística con la comunidad del campus, haga el trabajo de base cultural para que todos acepten el cambio.
Durante las etapas de planificación, debe ayudar a su comunidad a entender la necesidad de hacer un cambio. Puede hacerlo instando a la comunidad institucional a que mencione los problemas que quieran que resuelva el cambio. Entusiasmar a los estudiantes, al equipo académico y al personal administrativo con respecto al cambio los ayudará a convertirse en defensores de la innovación, lo que permitirá convencer a los detractores y limitar la resistencia en el próximo paso.
Todo esto se relaciona con el lado humano del cambio. Aunque sus motivos para hacer un cambio pueden ser convincentes (p. ej., usar un LMS nuevo para mejorar el desempeño institucional), el equipo académico, los estudiantes y el personal administrativo querrán saber cómo los afectará el plan a nivel individual antes de poder conceptualizarlo.
“Eso no significa que no necesite una visión sólida del cambio”, agregó Kassia Gandhi, Directora de Asuntos Académicos de D2L. “Simplemente debe asegurarse de responder las inquietudes inmediatas del personal administrativo y qué impacto tendrá el cambio, ya que, de otro modo, no podrán incorporar su visión”.
Una vez que responda las preguntas de las partes interesadas (¿cómo me afectará esto a mi?), puede esperar que avancen con el proceso de adopción del cambio para analizar el impacto general (¿cómo podemos trabajar mejor juntos?).
3. Implementar los cambios
Una vez que tenga un plan sólido y que la comunidad brinde su apoyo, es momento de abordar el cambio de lleno. Debe enfocarse en lograr que las partes interesadas tomen las medidas necesarias y celebrar las victorias inmediatas.
Mantenga el interés de los estudiantes, el personal administrativo y el equipo académico; deles vistazos del impacto que puede tener el cambio —nuevas funciones, diseños de los edificios o logotipos— para ayudarlos a mantenerse involucrados y optimistas.
Escuche cómo SUNY logró hacer un cambio completo de LMS pensando intencionalmente en cómo respaldar la administración de cambios para personas de todos los roles del campus con el objetivo de garantizar el éxito.
Planificar la migración a un nuevo LMS
Una gran parte de implementar cambios cuando se adopte un nuevo proveedor de LMS será migrar el contenido existente, es decir, los cursos, los tipos de contenido, las tareas, etc. Según qué es lo que esté cambiando y la compatibilidad existente entre los proveedores, este proceso puede llevar algo de tiempo y debe tenerse en cuenta al crear un plan de trabajo para definir la fecha de lanzamiento.
A modo de referencia, a continuación presentamos seis pasos para planificar la migración del LMS.
4. Darle al personal administrativo el apoyo que necesita
La forma en que las personas interpretan el cambio puede dividirse en cinco categorías de una curva en campana, que van desde los que están listos para adoptar el cambio a los que se rehúsan completamente a hacerlo.
- Innovadores y primeros adoptadores: “Nuevo = bueno porque es algo nuevo”.
- Mayoría temprana: “Nuevo = bueno porque mis amigos creen que también es bueno”.
- Mayoría tardía: “Nuevo = sospechoso y debe cuestionarse”.
- Rezagados: “Nuevo = malo y no es de fiar”.
Para ayudar a abordar todas las categorías de aceptación de los cambios, puede elaborar planes de participación y comunicación para los distintos roles (equipo académico, personal administrativo o estudiantes) junto con el tipo de adopción. Eso ayudará a responder todos los requisitos de necesidades distintos.
Identificar a los primeros adoptadores también tiene sus beneficios. Si están dispuestas a hacerlo, las personas que aprovechan el cambio al máximo pueden compartir su entusiasmo o sus conocimientos con otros. Puede invitar a una parte de la mayoría tardía o de los rezagados a esas sesiones para que vean lo que posibilita el cambio y, así, motivarlos e inspirarlos.
Cuando de hacer el cambio a un nuevo LMS en su institución se trata, proporcionar la capacitación adecuada es determinante para el éxito o el fracaso de la adopción. Por ejemplo, puede compartir videos de capacitación bajo demanda con la comunidad del campus para ayudar a las personas a familiarizarse con la plataforma. Vaya un paso más allá y busque un socio de LMS que ofrezca capacitaciones certificadas para el equipo académico o el personal administrativo, como los diseñadores instruccionales. De ser necesario, trabaje con su proveedor para crear un programa de capacitación personalizado o dicte una sesión de capacitación presencial para brindar una experiencia más práctica.
Como dijo antes Struch, los estudiantes suelen ser el centro de un cambio de LMS y pueden ser influenciados por distintos miembros de la comunidad del campus. No incorporar a todos los miembros puede generar un efecto negativo en cascada que termine impactando en la experiencia del estudiante. Adelantarse a esto ofreciendo una capacitación adecuada a las personas relevantes ayudará a que la transición transcurra sin problemas.
También debe prestar atención a la reputación de servicio al cliente de su proveedor de LMS. La asistencia a toda hora puede tener un enorme impacto sobre la adopción cuando más importa.
Cada vez que planteamos un problema, sabemos que nuestros contactos en D2L lo resolverán o lo elevarán para garantizarnos que recibamos una solución rápida. La calidad del soporte ha sido fantástica. Nunca nos sentimos solos cuando tenemos al lado al equipo de soporte de D2L.
Vanessa Cox, Directora de Aprendizaje en Línea, University of Dallas
5. Incorporar los cambios en la cultura y las prácticas de su organización
Cuando termina una iniciativa de cambio, es fácil que algunas personas vuelvan nuevamente al modo en que se solían hacer las cosas antes. Es crucial evitar que esto suceda. Una forma de evitarlo es incorporar los cambios al funcionamiento de la institución. Por ejemplo, si deja de entregar copias en papel del programa de un curso a los estudiantes y recurre a una herramienta en línea, conecte esa parte de la administración con una tarea que los instructores ya hagan para configurar sus cursos. Añadir un cambio a los hábitos arraigados aumentará las probabilidades de mantener el cambio.
6. Revisar el progreso y analizar los resultados
No todas las iniciativas de cambio completadas tienen éxito. Hacer una evaluación y un análisis adecuados ayudará a determinar si los resultados fueron buenos, malos o algo intermedio. Esa información también sirve como aporte para los cambios futuros.
Todas las instituciones deberán adoptar un enfoque único en torno al cambio dependiendo de su tamaño, los plazos esperados y la capacidad que tengan para hacer realidad el cambio.
Investigar sobre la administración de cambios puede ser útil, pero recuerde que las personas que no pertenecen a su institución no la entienden tanto como usted. Su conocimiento personal sobre el tipo de apoyo que mejor funciona en su comunidad o sobre la visión a la que mejor responderán las personas es invaluable.
Recuerde que Gandhi les pide a los líderes que se den tiempo y nunca se apresuren para lograr resultados. Eso no quiere decir que no deba implementar rápido el cambio, sino que debe recordar que los cambios grandes y fundamentales pueden tomar años, incluso si los resultados son positivos desde el comienzo.
Cómo garantizar que el cambio sea bueno
Hemos analizado la inevitabilidad del cambio y la necesidad fundamental de que las instituciones se adapten a las circunstancias actuales para prestar un mejor servicio a la comunidad. También vimos cómo funcionan los planes de administración de cambios, qué obstáculos podría enfrentar y cómo superar esos desafíos. Con nuestro enfoque detallado en la administración de cambios, queremos detenernos y preguntarnos: ¿Cómo podemos asegurarnos de que el cambio sea bueno?
La tarea fundamental de las instituciones de educación superior es preparar a sus estudiantes para que tengan éxito en un mundo cambiante. Por lo tanto, corresponde que las personas y los lugares que ayudan a generar ese crecimiento también tengan una actitud positiva con respecto a los cambios y demuestren la capacidad de evolucionar.
El cambio ofrece oportunidades de desarrollo y crecimiento. Puede hacernos ver nuestras ideas y los puntos a mejorar. Por lo tanto, el cambio es un motor del bien que nos empuja a deshacernos de la inercia de los sistemas y los procesos obsoletos para mejorar el resultado del personal administrativo y de los estudiantes.
Enfocarnos en la administración de cambios no significa rechazar totalmente lo anterior; a veces, una estrategia que funcionó anteriormente puede ayudarnos con un proyecto actual. Tampoco implica que debamos divorciarnos de los sistemas y procesos que funcionan bien en la actualidad. Si un procedimiento es eficaz y ayuda a que la institución alcance sus objetivos de la mejor manera posible, ¿tiene sentido cambiarlo?
Administrar los cambios de manera eficaz es importante. Sin embargo, su institución depende del criterio de los líderes en relación con qué cambios deben hacerse. Si decide implementar un cambio que es innecesario y que no ayudará a que su institución alcance sus objetivos, no importa lo bien que administre el proceso. Por otra parte, si combina una administración de cambios eficaz con un área de mejora seleccionada estratégicamente, será imparable.
Independientemente del avance que hagamos en términos de sistema o desarrollo de tecnología, su criterio siempre será la luz que guiará los cambios. Las decisiones que tome hoy afectarán los resultados del personal administrativo y los estudiantes durante los años venideros, que estarán determinados por su disciplina, enfoque, determinación y perseverancia.
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