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A gestão da mudança no ensino superior

  • 30 min de leitura

Este guia explica o que é a gestão da mudança e apresenta diferentes abordagens que sua instituição poderá usar no momento de promover uma transição.

Ele também traz mais detalhes sobre como ter sucesso na migração para um novo sistema de gerenciamento de aprendizagem, trazendo histórias e conselhos úteis de instituições como a sua que já passaram por uma gestão da mudança bem-sucedida.

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Existem duas constantes na vida: a mudança e a resistência a ela. Nosso cérebro está programado para combater a mudança, liberando hormônios para nos proteger em resposta ao que percebemos como uma ameaça. É por isso que tantas pessoas têm dificuldade para aceitar a inovação, mesmo que seu lado racional consiga entender os benefícios que ela pode trazer.

Seja na forma de uma ferramenta nova que agiliza a correção de tarefas ou um sistema de arquivamento que facilita o acesso às notas dos alunos, a mudança ainda pode ser recebida com resistência. As pessoas gostam da ideia de ter um ambiente de trabalho melhor no futuro, mas sentem dificuldade em percorrer o caminho necessário para chegar até lá porque estão insatisfeitas com sua situação atual.

A resistência à mudança pode ser muito prejudicial para as organizações, inclusive para as instituições de ensino superior. Sabemos que a maioria dos programas de mudança não consegue alcançar suas metas devido à resistência dos funcionários e à falta de apoio por parte da gerência. Quando o sucesso do corpo docente, discente e administrativo está em jogo, é fundamental contar com um bom plano de gestão da mudança para favorecer a adaptação de todas as pessoas envolvidas.

Neste guia, detalhamos o que você precisa saber sobre a gestão da mudança, inclusive:

  • que é;
  • por que é importante;
  • como implementar um plano de gestão da mudança.

Este guia também explica como ter sucesso na migração para um novo sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS, na sigla em inglês). Você verá exemplos do que esperar no momento de migrar para um novo LMS, assim como histórias e conselhos úteis de instituições como a sua que já passaram por uma gestão da mudança bem-sucedida.

Continue lendo para saber como incentivar sua comunidade acadêmica a encarar a mudança de braços abertos para ter um futuro mais brilhante.

O que é a gestão da mudança?

A gestão da mudança é uma abordagem sistemática à implementação de novos processos ou procedimentos em uma organização. Tipicamente, ela inclui um plano com vários passos para dividir o projeto em componentes mais fáceis de administrar.

Por exemplo, um plano de gestão da mudança poderia ser algo assim:

  1. Criar uma visão e se planejar para a mudança
  2. Preparar a organização para a mudança
  3. Implementar as mudanças
  4. Dar a assistência necessária à equipe
  5. Incorporar as mudanças na cultura e nas práticas da organização
  6. Revisar o progresso, analisar os resultados e sustentar a mudança

O que é a “mudança” em “gestão da mudança”?

A mudança em questão varia de acordo com cada tarefa, podendo ser desde um aperfeiçoamento menor até uma transformação sistêmica total.

Em alguns casos, a mudança será uma atualização mínima em um procedimento usado por um pequeno grupo de funcionários. Em outros, poderá envolver a implementação de software novo, como um LMS, que afetará as atividades cotidianas de toda a comunidade acadêmica.

A gestão da mudança na prática: SUNY

A Universidade Estadual de Nova York (SUNY) compõe o sistema público de ensino superior do estado de Nova York. Ela se destaca como um dos maiores e mais complexos sistemas universitários dos EUA, contando com 64 campi em todo o estado e quatro setores institucionais dentro do mesmo sistema.
Por conta disso, a SUNY acabava usando 56 soluções diferentes de LMS, contando com diversos fornecedores e oferecendo uma experiência de uso inconsistente. A instituição reconheceu a necessidade de mudança e decidiu consolidar o uso de um só LMS em todos os campi: a D2L Brightspace.
Saiba como a SUNY conduziu uma transformação sistêmica com sucesso e encarou a gestão da mudança nos diferentes campi durante o processo de implementação.

A gestão da mudança na educação

No contexto educacional, a gestão da mudança pode envolver aspectos relacionados aos métodos de ensino, ao uso de tecnologias e a processos administrativos, ou mesmo combinar uma ou mais dessas abordagens.

Exemplos de gestão da mudança institucionalÁreas em que práticas de gestão da mudança seriam úteis
Práticas de ensino: de que maneira os professores compreendem e conduzem o ensinoPedir que os professores incorporem mais práticas de ensino híbrido a seus cursos ou deem mais tempo para os estudantes fazerem provas.
Processos administrativos: desenvolvimento, implementação e avaliação de sistemas e políticas institucionaisPedir que os professores implementem uma nova política para detecção de conteúdo gerado por IA nos trabalhos dos estudantes. Implementação de um novo processo institucional para a entrega de documentos de identidade.
Tecnologia: de que maneira a tecnologia é usada para viabilizar a aprendizagemUm novo sistema informático é introduzido nas salas de aula de todo o ambiente educacional. A instituição troca de fornecedor de LMS para oferecer uma experiência mais fluida e inovadora para o corpo docente, discente e administrativo.

Joanne Struch é especialista em gestão da mudança e já trabalhou como consultora em gerenciamento de aprendizagem para a D2L. Ela tem ampla experiência com a implementação de soluções de LMS e de outras mudanças acadêmicas em instituições educacionais.

Struch ilustra como a migração para um novo LMS pode acontecer dentro de uma instituição e por que a gestão eficaz dessa mudança é crucial, seja do ponto de vista técnico ou humano.

“Imagine este cenário: sua organização decidiu implementar um novo LMS. O planejamento do projeto está pronto, e as equipes têm uma ideia clara dos desafios técnicos que podem surgir ao longo do caminho. Como líder ou participante dessa mudança, você sabe que ela representará uma modificação significativa na forma de trabalhar, tanto para você quanto para a sua equipe”, explica Struch.

“Apesar de já ter enviado alguns comunicados sobre o projeto, você começa a ouvir frases como estas:

  • Não entendo por que estamos fazendo essa mudança. O jeito antigo já funcionava.
  • Não vou participar da capacitação porque essa mudança não me afeta.
  • Já tentamos isso antes e não funcionou. Não vai dar certo agora.

Para um líder ou mesmo um colega de trabalho, mesmo sabendo que uma mudança é necessária, pode ser difícil responder a afirmações como essas”, acrescenta Struch. “É muito comum que as organizações planejem muito bem os aspectos técnicos de uma mudança, mas sem dar a devida atenção ao componente humano.”

O componente humano da mudança

Uma boa gestão da mudança leva em consideração as pessoas afetadas por ela. Os planos para lidar com a mudança precisam incluir maneiras de inspirar as pessoas envolvidas a se tornarem defensoras da inovação, além de serem comunicados de maneira eficaz a elas.

A implementação de um novo sistema ou processo é uma parte fundamental de qualquer plano de gestão da mudança. Porém, parte do objetivo deve ser garantir que todos compreendam a razão por trás da mudança e estejam dispostos a apoiá-la no futuro.

70% dos programas de mudança não conseguem alcançar suas metas devido à resistência dos funcionários e à falta de apoio por parte da gerência. 

McKinsey & Company, Changing Change Management

Segundo a experiência de Struch, os aspectos técnicos da mudança podem acabar ofuscando as necessidades das pessoas envolvidas.

“Geralmente, existe um planejamento de projeto para aspectos técnicos da mudança. Às vezes, presumimos que só porque uma mudança técnica está encaminhada, ela será bem recebida pelas pessoas. Pela minha experiência, isso não costuma ser verdade”, explica Struch. “Os aspectos técnicos tendem a ser menos desafiadores do que os aspectos que envolvem as pessoas. Isso acontece porque cada pessoa lida com a mudança de forma diferente.

Como resultado, podem surgir lacunas na implementação ou aceitação da mudança no futuro. Essas lacunas podem diminuir o ROI do projeto ou impossibilitar a implementação de melhorias esperadas e desejadas.”

Para implementar uma mudança duradoura, não basta apertar um botão e esperar que tudo dê certo. É igualmente importante pensar nas pessoas que estão envolvidas e serão impactadas pela mudança. É preciso uma comunicação consistente e relevante para que as pessoas entendam que estão sendo contempladas no processo, e essa comunicação tem que ser uma via de mão dupla.

A jornada da mudança

Quando uma mudança é bem-sucedida, as pessoas passam do estado atual a um estado futuro. A forma de lidar com essa transição pode facilitar o processo de mudança. É necessário esforço para cultivar entusiasmo pela mudança em todos os indivíduos e equipes.

Struch cita a jornada da mudança de Erika Andersen como uma representação da necessidade de entender o que é preciso para que o indivíduo participe da mudança.

A jornada da mudança ajuda a entender como promover esses novos comportamentos para que a mudança aconteça de fato.

“Ao encarar uma iniciativa de mudança, é importante não presumir que podemos só ‘apertar um botão’ e esperar que as pessoas saibam o que está mudando e como mudar”, comenta Struch.

Andersen pontua três perguntas básicas relevantes para todas as pessoas envolvidas em uma mudança para que seja possível elaborar uma estrutura sólida para o processo:

  • O que vai mudar para mim?
  • Por que essa mudança vai acontecer?
  • Como vai ser essa mudança?

Essas perguntas devem ser contempladas durante as etapas de planejamento da mudança, e as respostas devem ser comunicadas com clareza a todas as partes interessadas.

“As perguntas fundamentais sugeridas por Anderson estão gravadas na minha cabeça”, afirma Struch. “Eu mesma costumo entrar em pânico diante de uma mudança. Mas, quando entendo o motivo dela e a minha mentalidade muda, consigo assimilar os novos comportamentos e deixar a mudança acontecer.”

A importância da comunicação

Implementar uma mudança que afete toda a instituição, como a migração para um novo LMS, pode ser uma tarefa intimidante. Uma forma de aliviar as preocupações é desenvolver um plano de comunicação para favorecer uma transição suave e bem-sucedida. Ao manter todas as partes interessadas a par dos acontecimentos, você estará caminhando em direção à mudança organizacional com o mínimo de surpresas ao longo do caminho. Para ilustrar, vamos apresentar a seguir o caso de uma universidade que encarou o desafio da comunicação ao longo de seu processo de gestão da mudança.

A University at Buffalo, nos EUA, é uma instituição pública de pesquisa com 13 unidades acadêmicas e diversas instalações. Depois de mais de 20 anos usando o LMS anterior e um processo de avaliação minucioso, a instituição adotou a Brightspace.

Dentro da universidade, a transição para a Brightspace teria que ser feita por 2.500 professores e mais de 32 mil alunos. Por isso, era imprescindível que a instituição contasse com um bom plano de comunicação para garantir o sucesso da iniciativa.

Tomando o exemplo da University at Buffalo, vamos ver como um plano de comunicação pode favorecer a receptividade dos usuários, destacando cinco aspectos distintos:

  • Primeiro, é importante formular uma narrativa clara que explique o motivo da mudança. Explicite o valor que a mudança trará a curto e a longo prazo, assim como os problemas atuais que serão resolvidos. Para Carol Van Zile-Tamsen, Vice-Reitora Adjunta e Diretora do Escritório de Avaliação Curricular e Transformação Pedagógica da University at Buffalo, a confiança desempenhou um papel fundamental durante a transição: “Tínhamos a certeza de que tudo iria dar certo e de que poderíamos dizer aos professores: ‘Estamos aqui para oferecer todo o apoio que precisarem. Vamos dar conta disso; não há motivo para pânico. É só dar um passo de cada vez, e vamos chegar lá juntos.’”

  • No caso de uma mudança de LMS, os usuários tendem a ser mais receptivos quando a implementação é feita com tempo e de forma gradual. “A maior preocupação estava relacionada à possível confusão em relação ao cronograma”, afirma Jeremy Cooper, Diretor Adjunto de Comunicação e Operações Digitais do Escritório de Avaliação Curricular e Transformação Pedagógica. “Definimos de maneira bastante clara um cronograma do projeto, que foi compartilhado em nosso site e por meio de comunicações, permitindo que os professores vissem os diversos marcos que atingiríamos.” A University at Buffalo realizou a transição para a Brightspace de forma gradual ao longo de três semestres, garantindo a migração correta de todo o conteúdo e reservando tempo suficiente para capacitação dos usuários.

  • Nem todo mundo consume informações do mesmo jeito ou ao mesmo tempo. Ao utilizar diferentes canais de comunicação, você aumenta as chances de que as pessoas recebam as informações que você está tentando transmitir. A University at Buffalo criou um site com informações sobre a transição para a Brightspace em apenas quatro dias. Dessa forma, os integrantes da comunidade acadêmica que tivessem curiosidade poderiam procurar informações por conta própria e encontrar respostas para suas perguntas. O segundo canal utilizado foi o e-mail. “A principal forma de comunicação com os professores é por e-mail”, afirma Cooper. “Eles já estão acostumados a receber e-mails do departamento sobre diferentes oportunidades de capacitação. Foi natural aproveitar esse canal para comunicar todos os aspectos importantes da transição para a Brightspace.”

  • Às vezes, é mais fácil falar sobre uma mudança com um colega. Identifique os usuários que são entusiastas da mudança e que poderiam compartilhar o entusiasmo com aqueles que ainda estão um pouco relutantes. “A aceitação e a adoção da Brightspace pelos professores tendem a aumentar à medida que eles testemunharem exemplos positivos de seus colegas utilizando a plataforma”, explica Jeffrey Kohler, Diretor Adjunto de Transformação Pedagógica. “Eles precisam conseguir perceber: ‘Minha colega está dando uma matéria que eu vou lecionar no próximo semestre. Ela fez um ótimo trabalho, deu certo, e me sinto à vontade para fazer também.’”

  • É necessário ter uma estratégia ao decidir com que frequência e em que momentos você se comunicará com seu público. Se você enviar e-mails demais, suas mensagens podem acabar sendo ignoradas. “Uma migração de LMS envolve muitos detalhes, e acredito que a comunicação em excesso possa minar a relevância do que se quer dizer”, acrescenta Cooper. “Preste atenção aos indicadores nos seus canais de comunicação para garantir que sua mensagem não seja ignorada e que os resultados estejam dentro do esperado para o setor e a instituição, fazendo sempre as adaptações necessárias.”

  • O papel da repetição na comunicação

    Repetição, repetição, repetição.

    Para fazer sua mensagem chegar a quem precisa, siga a mesma estrutura usada pelos mestres da retórica na Grécia Antiga:

    1. Diga o que você está prestes a dizer.

    Estamos mudando de fornecedor de LMS para melhorar a experiência de ensino e aprendizagem para o corpo docente, discente e administrativo.

    2. Diga o que você tem a dizer.

    Após uma revisão minuciosa e contribuição de toda a comunidade, escolhemos um novo LMS que será implementado nos próximos meses. O novo LMS vai aprimorar a experiência de ensino e aprendizagem na nossa instituição.

    3. Diga o que você acabou de dizer.

    Como dissemos, com a sua ajuda, escolhemos um novo LMS que será implementado em benefício de toda a nossa comunidade acadêmica.

    Siga esses passos para favorecer a transmissão das informações desejadas ao seu público.

Por que as instituições precisam de um processo eficaz de gestão da mudança?

Os líderes institucionais costumam ser responsáveis por melhorar a eficiência e os resultados educacionais dos estudantes. Eles supervisionam a transformação de sistemas e práticas em toda a instituição conforme necessário, tomando decisões importantes que têm impacto sobre toda a comunidade.

Struch utiliza o exemplo da implementação de um novo LMS para demonstrar a variedade de grupos afetados por uma mudança dentro de uma instituição.

“Para muitas pessoas, uma mudança de LMS gira em torno do aluno. Nessa implementação, diversos indivíduos na organização influenciam direta ou indiretamente a experiência desse aluno. No caso de instituições educacionais, podem ser professores, administradores de LMS ou chefes de departamento.”

A mudança pode ser imprevisível e provocar um impacto e uma reação diferentes em cada pessoa.

“Se algum desses grupos, ou até mesmo todos, não estiver ciente da mudança, não compreender a sua razão de ser, ou não conseguir implementá-la, a experiência do aluno poderá ser comprometida de uma forma não necessariamente benéfica para a organização”, explica Struch.

“Garantir o sucesso da mudança requer trazer consigo os indivíduos e grupos envolvidos, comunicando-se de maneira eficaz e oferecendo ferramentas para que essas pessoas possam realizar a transição”, conclui.

Práticas de gestão da mudança podem facilitar esse percurso, auxiliando os líderes a compreender como implementar efetivamente as mudanças. Isso, por sua vez, contribui para fortalecer a confiança em sua capacidade de execução.

A gestão da mudança na prática: Bentley University

Após décadas usando o mesmo LMS, a Bentley University, em Waltham, Massachusetts (EUA), reconheceu a necessidade de se modernizar. Depois de considerar soluções de diversos fornecedores, a instituição escolheu a Brightspace para ser seu novo LMS, convencida pelo feedback positivo da comunidade, o design flexível e a experiência de uso intuitiva.

Feita a escolha, a universidade voltou sua atenção para o planejamento de uma migração fluida para a Brightspace, com foco considerável na gestão da mudança.

“Quando você usa o mesmo LMS há mais de 20 anos, é preciso desaprender e reaprender muita coisa, especialmente no caso do nosso corpo docente”, afirma Gaurav Shah, Diretor de Tecnologias Acadêmicas da Bentley. “Nossa prioridade máxima era que todo mundo estivesse à vontade com a Brightspace e que a adoção da plataforma fosse um sucesso.”

Foi formada uma equipe básica de implementação, que designou um comitê consultivo com membros do corpo docente para oferecer orientações sobre a configuração e implantação da solução. No processo de adoção da Brightspace, a Bentley garantiu a participação das partes interessadas de toda a instituição, incluindo professores e alunos.

A Bentley e a D2L colaboraram para desenvolver um plano de implementação que favorecesse a mudança. Um dos elementos fundamentais para o sucesso envolveu a comunicação antecipada e contínua com as equipes e com o corpo docente da universidade sobre as mudanças propostas. A Bentley também planejou uma implementação-piloto da Brightspace na primeira metade do ano, antes do lançamento oficial no segundo semestre. Essa implementação-piloto permitiu obter um feedback antecipado dos alunos e professores sobre o que funcionava bem e o que precisaria ser alterado para melhorar a experiência de uso.

Confira na íntegra o caso de sucesso sobre a gestão da mudança na Bentley.

A gestão da mudança pode melhorar o desempenho institucional

Estudos apontam que os projetos com uma ótima gestão da mudança têm seis vezes mais probabilidade de atingir seus objetivos que aqueles com uma má gestão. Claramente, a aplicação de práticas de gestão da mudança tende a melhorar o desempenho institucional, especialmente considerando a quantidade de mudanças que uma instituição de ensino superior precisa enfrentar. Elas envolvem um ciclo contínuo de análise de dados, elaboração de estratégias de melhoria, implementação e monitoramento dessas estratégias, e a avaliação dos resultados.

A tendência crescente no gráfico acima mostra que até mesmo uma gestão da mudança abaixo do ideal pode ter um impacto positivo para as organizações, em comparação com aquelas que não consideram a aplicação dessas práticas.

A gestão da mudança pode favorecer o sucesso a longo prazo

Embora a gestão da mudança possa representar um desafio para as instituições, ela é capaz de estabelecer uma base sólida para o sucesso a longo prazo. Por exemplo, trabalhar com o fornecedor desde o início para assegurar uma boa gestão da mudança favorece a adoção e a ampliação futura do LMS.

Você e seu fornecedor devem trabalhar juntos para desenvolver um processo de integração que estabeleça um caminho claro para o sucesso e um bom retorno sobre o investimento. Veja um exemplo de como você e seu novo fornecedor podem trabalhar juntos na gestão da mudança para um novo LMS:

  1. Início: vale a pena se reunir com o fornecedor para desenvolver um cronograma que atenda aos seus requisitos e aborde seus desafios. É importante que as partes interessadas conheçam e se familiarizem com os principais membros da equipe do provedor de serviços, que ajudarão com o alinhamento de expectativas, validação do escopo do projeto e estabelecimento de cronogramas claros.
  2. Descoberta e desenvolvimento: colabore com o fornecedor para chegarem a uma visão, metas e iniciativas estratégicas comuns. Isso ajudará a traçar o caminho rumo à implementação bem-sucedida da mudança. Use esse tempo para pensar em como apresentar a plataforma aos usuários como uma ferramenta essencial que facilitará seu dia a dia.
  3. Capacitação e orientação: fale com o fornecedor sobre a criação de um programa de capacitação para sua comunidade acadêmica. Adote uma abordagem gradual que incorpore diferentes estilos pedagógicos, como aprendizagem sob demanda, assíncrona ou oficinas em tempo real. Você também pode buscar dicas para melhorar o desenvolvimento de um curso e aprimorar a qualidade do conteúdo.
  4. Preparação e lançamento: desenvolva um plano detalhado de lançamento e comunicação para compartilhar com sua equipe. Isso favorece o sucesso da implementação e o engajamento do corpo docente, discente e administrativo. Também é importante monitorar o progresso após a implementação da mudança para garantir que ela se mantenha em vigor e continue gerando retorno sobre o investimento.

As particularidades da gestão da mudança no ensino superior

Embora as instituições de ensino compartilhem semelhanças com outras organizações, o ensino superior ainda é um ambiente único com desafios específicos.

Resultados significativos tendem a vir só depois de meses (ou anos)

Implementar mudanças pode ser um processo demorado, especialmente quando toda a comunidade acadêmica está envolvida. Pode levar meses para que uma mudança seja completamente estabelecida, e ainda mais tempo até que resultados tangíveis se tornem evidentes. Em certos momentos, desistir pode parecer uma opção mais fácil, mas persistir até o final quase sempre justifica o esforço.

Veja o cronograma de implementação de dois anos e meio seguido pela SUNY, que culminou com a consolidação do uso de um mesmo LMS em todas as suas unidades: a Brightspace.

A Problemática do burnout e da falta de pessoal

A síndrome de burnout, ou esgotamento profissional, é cada vez mais comum entre professores, levando muitos deles a reconsiderarem sua trajetória de carreira. Esse esgotamento pode desencadear um efeito cascata, afetando também os funcionários, os alunos e o desenvolvimento dos cursos.

Isso dificulta a implementação de mudanças, pois leva as instituições a funcionarem com capacidade reduzida. Se os colaboradores já estão se sentindo esgotados, qualquer mudança adicional, seja ela grande ou pequena, poderá parecer impossível de ser aceita ou incorporada.

Quando se trata da implementação de um novo LMS, não são só os resultados significativos que precisam de tempo. Na etapa de planejamento, reservar tempo para que os alunos, professores e outros funcionários se acostumem com o novo software pode aumentar sua aceitação e reduzir a chance de agravar o esgotamento profissional.

Carol Van Zile-Tamsen, Vice-Reitora Adjunta e Diretora do Escritório de Avaliação Curricular e Transformação Pedagógica da University at Buffalo, explica como sua instituição facilitou a transição para a Brightspace, aliviando o ônus para sua equipe.

“Quando implementamos a Brightspace, nossa intenção desde o primeiro momento era que os professores soubessem com antecedência que contávamos com um bom processo de migração de conteúdo, uma equipe mais que suficiente e oportunidades de capacitação para que não faltasse apoio durante essa transição”, comenta Van Zile-Tamsen.

“Nosso mantra durante esse período era ter paciência e focar no básico e mais importante: fazer com que o corpo docente adotasse e se acostumasse com o sistema. Depois de alguns semestres de uso da Brightspace, os professores poderiam começar a explorar as funcionalidades avançadas e recursos de design de cursos que queríamos que eles dominassem.”

No ensino superior, cada pessoa é uma parte interessada

O que acontece dentro de uma instituição afeta não só os estudantes, mas também os professores, a equipe administrativa e todos os membros da comunidade acadêmica. Por exemplo, a repaginação de uma marca institucional pode repercutir sobre ex-alunos em busca de emprego. A redução de pessoal pode aumentar o tempo de espera dos alunos e a sobrecarga de trabalho da equipe. Isso pode criar um senso de pressão acumulada, já que muitas das decisões a serem tomadas poderão receber mais atenção.

Além disso, cada indivíduo da comunidade acadêmica tem opiniões e ideias válidas sobre a melhor forma de conduzir e administrar as atividades na instituição. Portanto, pode ser difícil iniciar e sustentar uma mudança devido à diversidade de pontos de vista dentro da comunidade.

Ao levar as particularidades do ensino superior em conta, você conseguirá criar um processo eficaz de gestão da mudança para ajudar sua instituição a atingir suas metas.

A gestão da mudança na prática: Ultimate Medical Academy

A Ultimate Medical Academy (UMA) é uma instituição de saúde integrada sem fins lucrativos que ajuda seus alunos a atingirem o sucesso profissional na área da saúde há mais de 25 anos. Depois de reconhecer que o LMS que usavam era ultrapassado, os administradores da UMA sabiam que era hora de procurar uma opção moderna e acabaram escolhendo a D2L Brightspace.

A equipe da UMA fez um planejamento cuidadoso para garantir que a mudança de LMS fosse bem-sucedida. A estratégia escolhida foi implementar a Brightspace em etapas. Na fase inicial, o objetivo foi fornecer funcionalidades equivalentes às do antigo LMS, introduzindo também novos recursos de fácil aceitação por parte de professores e alunos.

Durante essa primeira fase inicial, além da implementação técnica, também havia um foco na gestão da mudança. A equipe da UMA desenvolveu um programa de capacitação um ano antes do lançamento da solução e conduziu um teste-piloto com um grupo reduzido de professores e alunos para incorporar melhorias antes da implantação completa.

“Valeu a pena reservar tempo no início em vez mergulhar diretamente na implementação, porque assim garantimos que todos nós compartilhássemos um objetivo comum que servisse como norte”, comenta Carrie Christoff, Diretora de Gestão de Programas da UMA. “Pode parecer simples, mas são esses detalhes que tornam projetos desse tipo bem-sucedidos.”

Jennifer Birt, Analista Comercial do Escritório de Gestão de Projetos, frisou a importância da comunicação durante a transição: “Manter a transparência e uma comunicação eficaz em toda a organização também foi crucial. Todos estavam cientes do que estava acontecendo, e ninguém trabalhava de forma isolada. Foram 18 meses de esforço coletivo.”

Richard Crowley, Vice-Presidente Adjunto de Tecnologias Pedagógicas e Estudantis, chegou à UMA quando a implementação já estava em curso e respeitou a organização e a estratégia escolhida. “Partes interessadas foram envolvidas desde o início e acompanharam o projeto até o fim. Elas tinham um interesse genuíno no projeto e estavam claramente contentes com a mudança, porque tínhamos comunicado com clareza os benefícios que ela traria para os alunos, os professores e o restante da equipe.”

Leia mais sobre a história da UMA e sua abordagem à gestão da mudança.

Como implementar um plano de gestão da mudança

O primeiro passo é definir que tipo de mudança que você deseja implementar (como um upgrade de LMS) e identificar quem será afetado por essa mudança (por exemplo, o corpo docente, discente ou administrativo). Isso ajudará a determinar o caminho a seguir.

Diferentes tipos de mudança

As mudanças podem ser categorizadas em grupos mais amplos de acordo com a escala, a origem e o estilo de implementação. Já discutimos como uma mudança pode ser pequena e afetar só uma área de uma instituição ou, no outro extremo, representar uma revolução completa nos processos. Agora, vamos ver como a origem da mudança influencia o processo de planejamento.

Origem

Uma mudança pode ser planejada, surgindo, por exemplo, a partir de uma iniciativa deliberada da liderança, que avaliou melhorias necessárias para oferecer um serviço melhor aos alunos. No entanto, a mudança também pode ser reativa. Nesse caso, fatores externos como mudanças na legislação relacionada à educação, demandam reflexão e ação por parte da instituição.

Implementação

O tipo de mudança também pode ser analisado considerando a maneira como ela é executada ou realizada. Ela será direcionada a processos e procedimentos ou ao comportamento e à mentalidade das pessoas na organização?

As mudanças estruturais e culturais costumam andar de mãos dadas porque é impossível separar as ações de uma pessoa de sua forma de pensar. Quando um novo LMS é implementado com sucesso em uma instituição (ou seja, uma mudança estrutural), a atitude em relação à tecnologia após a novidade pode ser classificada como uma mudança cultural. Da mesma forma, uma mudança cultural que incentive os professores a compartilharem o conteúdo programático de seus cursos poderia levar a uma mudança estrutural na forma de disponibilizar informações, como resultado do aumento no interesse na troca de ideias.

A gestão da mudança na prática: Algonquin College

A Algonquin College fez uma mudança estrutural na instituição quando encarou a migração para um novo LMS. Mas não parou por aí. Após decidir adotar a Brightspace, a liderança da Algonquin College reconheceu a importância de gerar uma mudança cultural dentro de sua comunidade acadêmica.
Inspirada em outra usuária da Brightspace, a Fanshawe College, a instituição decidiu criar um programa de estudantes embaixadores. Como parte desse programa voluntário, estudantes da Algonquin College se disponibilizavam no início de cada semestre para ajudar novos alunos com o uso inicial da plataforma, promovendo uma mudança cultural para favorecer a aceitação e o entusiasmo com relação à solução.

“Vimos que essa era uma ótima forma de conseguir feedback sobre a Brightspace, e temos o costume de levar em conta as opiniões iniciais dos novos alunos”, comenta Patrick Devey, Reitor do Centro de Aprendizagem Online e Continuada. “Também organizamos o nosso primeiro Simpósio sobre a Brightspace recentemente, que contou com boa participação do corpo docente, discente e administrativo. Tivemos algumas apresentações muito interessantes de instituições parceiras e da própria D2L, inclusive sessões sobre usabilidade, aprendizagem baseada em competências e o uso de gamificação e outras técnicas para motivar os alunos.”

Saiba mais sobre a transição da Algonquin College para a Brightspace.

Ações fundamentais na gestão de mudanças

É possível encarar a gestão da mudança de várias maneiras, mas a execução de cada atividade envolvida dependerá da capacidade técnica e humana da sua instituição.

“O ideal seria contar com um líder experiente em gestão da mudança e integrar totalmente a gestão da mudança ao planejamento do projeto”, explica Struch. “Se isso não for possível, qualquer abordagem à gestão da mudança que puder ser incluída em um projeto já será vantajosa.”

Struch sugere as seguintes três estratégias de gestão da mudança. São ferramentas que a D2L costuma usar com suas organizações parceiras para implementar mudanças na Brightspace e que podem ser adaptadas de acordo com as necessidades e recursos de cada organização.

Reserve tempo para capacitação

Dependendo do tipo de mudança a ser implementada pela sua instituição, vale investir na capacitação das partes interessadas. Por exemplo, se você for adotar um novo LMS para toda a instituição como a University at Buffalo, a capacitação será fundamental. Uma forma de acelerar a capacitação é proporcionar aos professores a oportunidade de se conectar com algo familiar, em vez de exigir que comecem do zero. Para conseguir isso, os cursos já existentes podem ser migrados para o novo LMS usando o material didático atual dos professores como ponto de partida.

“Ao longo do primeiro semestre, oferecemos mensalmente diversas capacitações para que os professores pudessem se familiarizar com o sistema”, comenta Van Zile-Tamsen. “Para nós, era uma prioridade migrar certos cursos do LMS antigo para a Brightspace. Ao receber o acesso, os professores podiam entrar na plataforma para ver como seu conteúdo tinha ficado no ambiente da Brightspace.”

Também é importante lembrar que a capacitação não vale só para a introdução inicial de um LMS.

“Mesmo com a capacitação antes do lançamento, é importante pensar em como oferecer apoio contínuo dentro do primeiro ano da implementação”, afirma Van Zile-Tamsen. “Dúvidas sempre vão existir, e você precisa conseguir manter a continuidade desse apoio até que as pessoas realmente dominem o sistema.”

Jeffrey Kohler, Diretor Adjunto de Transformação Pedagógica, entende que a capacitação pode ser vista como uma atividade a mais na agenda já atarefada dos professores e sugere disponibilizar bastante tempo e opções para favorecer a participação.

“Assim que soubemos que a Brightspace seria implementada na nossa instituição, queríamos garantir que não faltassem oportunidades de capacitação para o corpo docente, então organizamos várias sessões em diferentes horários”, conta Kohler.

Outra maneira de melhorar a eficácia da capacitação é estruturá-la em parcelas menores distribuídas em intervalos regulares, como falar da organização do curso em um dia e das avaliações em outro.

“Divida a capacitação em porções fáceis de assimilar e dê liberdade para os professores processarem essas informações, praticarem algumas estratégias ou testarem seu conhecimento”, acrescenta Kohler. “Fazendo isso, acredito que os professores se sentirão mais incentivados a passar de novatos a usuários experientes, até quererem experimentar recursos disponibilizados pelo LMS que eles nunca tinham considerado antes.”

Saiba mais sobre o Programa de Capacitação para Certificação na Brightspace da D2L ou a Capacitação Guiada da Brightspace.

Os seis passos da gestão da mudança

Revisamos a literatura mais importante sobre a gestão da mudança e identificamos seis passos principais a serem incorporados durante a elaboração e execução de um plano de gestão da mudança.

1. Criar uma visão e se planejar para a mudança

Uma das melhores formas de favorecer a adaptação a uma mudança é apresentar uma visão convincente de como o futuro pode ser.

O maior erro que as pessoas costumam cometer ao adotar novas tecnologias é não apresentar uma visão convincente.

Kassia Gandhi, Diretora de Assuntos Acadêmicos da D2L

Como exemplo, tome a visão de “um futuro mais brilhante” como ponto de partida para sua comunidade acadêmica. Quando o processo de implementação começar a ficar complicado, relembre essa ideia. É por isso que formular uma visão clara é um primeiro passo importante para preparar sua instituição para a mudança. Ao transmitir e articular suas metas com clareza, será mais fácil responder às dúvidas das partes interessadas de forma preparada e inspiradora.

Confira como a SUNY elaborou uma declaração de objetivos para a migração sistêmica a um só LMS consolidado, a Brightspace.

Ao começar seu planejamento, considere o seguinte:

  • De que maneira essa mudança ajudará sua instituição a alcançar seus objetivos estratégicos?
  • O que você entende por sucesso?
  • Como você pretende medir o progresso?
  • Quem estará à frente do processo de implementação?
  • Quais políticas e procedimentos precisam ser considerados?
  • O que não está dentro do escopo do projeto?

Mesmo tendo uma estratégia de implementação da mudança, obstáculos inesperados ainda podem surgir. Por isso, é importante considerar os pontos de incerteza que poderiam afetar o processo de implementação e desenvolver procedimentos para tratar de eventuais problemas.

2. Preparar a organização para a mudança

Para ter sucesso na busca e implementação de uma mudança, sua instituição precisa estar preparada do ponto de vista logístico e cultural. Antes de abordar questões logísticas com a comunidade acadêmica, é importante estabelecer uma base cultural que favoreça a predisposição geral à mudança.

Nas etapas de planejamento, é importante ajudar a comunidade a entender por que a mudança é necessária. Uma maneira de fazer isso é incentivar sua comunidade institucional a apontar dificuldades que gostariam que fossem resolvidas pela mudança. Quando alunos, professores e a equipe administrativa ficam empolgados com a mudança, é mais provável que passem a defender essa inovação, ajudando a persuadir quem se opõe a ela e a minimizar a resistência em etapas futuras.

Tudo isso está ligado ao componente humano da mudança. Por mais convincentes que sejam as razões da mudança (por exemplo, usar um novo LMS para melhorar o desempenho institucional), os professores, alunos e funcionários administrativos ainda vão querer saber como serão afetados individualmente antes de conseguirem abraçar a ideia.

“Isso não significa que a mudança não exige uma visão sólida”, afirma Kassia Gandhi, Diretora de Assuntos Acadêmicos da D2L. “O importante é tratar das preocupações imediatas da equipe e de como cada pessoa será afetada, senão elas não conseguirão assimilar a sua visão.”

Depois de responder às perguntas das partes interessadas (como isso vai me afetar?), o mais provável é que elas passem a considerar o impacto geral do processo de adoção da mudança (como podemos fazer isso melhor juntos?).

3. Implementar as mudanças

Depois de ter feito um bom planejamento e contar com o apoio da sua comunidade, é hora de encarar o desafio. O foco aqui é conseguir que as partes interessadas tomem as ações necessárias, mas também é importante comemorar as vitórias imediatas.

Para incentivar o envolvimento e o otimismo dos alunos, professores e equipe administrativa, apresente antecipadamente alguns aspectos dos impactos que a mudança pode ter, como novos recursos, designs de edifícios ou logotipos.

Entenda como a SUNY teve sucesso na mudança sistêmica de LMS ao pensar intencionalmente em como facilitar a gestão da mudança para indivíduos em diferentes cargos e unidades da universidade.

Planejamento da migração para um novo LMS

Ao trocar de LMS, uma parte importante da implementação da mudança será a migração do conteúdo já existente: cursos, tipos de conteúdo, tarefas e mais. O tempo que esse processo levará dependerá do que for ser migrado e da compatibilidade entre os sistemas, por isso ele deve ser contemplado na hora de criar um cronograma para o lançamento.

Para ajudar, apresentamos a seguir seis passos para planejar sua migração de LMS:

  • O primeiro e mais importante é entender o que você quer conseguir com a migração. Isso ajudará a determinar quais elementos priorizar durante o processo de transição para garantir que o objetivo maior seja atingido. Ter metas também é útil na hora de montar um cronograma de migração e definir quais conteúdos deverão ser transferidos primeiro.

  • O tempo que uma migração de LMS leva depende do escopo do projeto, da experiência da equipe e dos fornecedores de LMS envolvidos. A quantidade de contas de usuários e aplicativos a serem migrados também afeta o prazo da implementação, por isso é importante reservar tempo suficiente para atingir cada marco antes do lançamento oficial. Além disso, vale a pena se familiarizar com quem realizará a implementação. A migração de conteúdo será feita pela sua instituição, pelo fornecedor de LMS ou por outra entidade, como o parceiro de migração da D2L K16 Solutions? E quanto tempo vai levar?

    O cronograma de implementação deve incluir todas as tarefas importantes que precisam ser concluídas pela sua instituição e pelo fornecedor, por exemplo:

    • Montar um inventário dos cursos atuais para determinar o que realmente precisa ser migrado e o que pode ficar para trás. É importante pensar em aspectos como conteúdo didático já criado, aulas em vídeo pré-gravadas ou cursos interativos.
    • Garantir que o conteúdo seja compatível com a nova ferramenta e determinar se será preciso realizar ajustes. Contar com um bom suporte durante a migração é fundamental, e você terá que saber quais sistemas são disponibilizados pelo novo fornecedor de LMS e como eles podem comportar seu conteúdo. Você pretende migrar todas as atividades dos cursos (inclusive tarefas, provas, questionários e pacotes SCORM) ou criar cursos novos do zero?

    Como parte do cronograma de implementação, também é importante monitorar os custos, preparar os recursos certos e avaliar a efetividade do trabalho uma vez iniciado.

  • Fale com o novo fornecedor para entender qual processo de migração funcionaria melhor para sua instituição. Por exemplo, a migração pode incluir:

    • uma transição completa e rápida;
    • uma descontinuação do LMS antigo e introdução do sistema novo de forma gradual;
    • o uso dos dois sistemas em paralelo antes da transição.
  • O processo de migração de dados compreende três componentes principais que costumam estar ordenados de uma das seguintes formas: extração, transformação e carregamento (ETL, na sigla em inglês), ou extração, carregamento e transformação (ELT, na sigla em inglês).

    • Extração: os dados são obtidos de todas as fontes de dados (por exemplo, conteúdo de cursos, informações dos usuários, vídeos e avaliações).
    • Transformação: este processo está dividido em vários passos menores. Os dados passam por limpeza, padronização, deduplicação, verificação e ordenamento.
    • Carregamento: os dados são carregados no local de destino e verificados.

    Tomando como base conjuntos de padrões técnicos para software de eLearning, como xAPI, IMS e SCORM, os programadores sabem escrever códigos de forma a garantir a interoperabilidade com outros sistemas de eLearning. Se seu LMS anterior e o novo sistema usarem os mesmos padrões, o processo de migração será mais fácil. Caso contrário, a migração para o novo LMS exigirá mais esforço na etapa de verificação.

  • Seja qual for a abordagem escolhida para a migração, será necessário um controle de qualidade por parte do fornecedor do LMS, da sua equipe de TI e de outros funcionários aplicáveis. A equipe também deve trabalhar em uníssono para assegurar que os dados sejam migrados com sucesso, que as informações apareçam conforme esperado e que nada fique para trás.

  • Uma vez terminada a transição de LMS, garanta que todas as metas e objetivos definidos tenham sido alcançados e que os dados necessários estejam disponíveis.

    Também vale a pena criar um plano de pós-implementação para saber os passos a seguir após migração para o novo LMS. Mantenha o contato com o fornecedor para conseguir oferecer sempre capacitação e suporte aos novos usuários. Também é recomendável conduzir revisões regulares para garantir que você esteja tirando o máximo proveito do seu sistema, especialmente conforme novos recursos forem disponibilizados.

4. Dar a assistência necessária à equipe

As maneiras de as pessoas interpretarem uma mudança podem ser divididas em cinco categorias, que vão desde a receptividade total até a resistência ferrenha. Em uma curva de distribuição normal, essas categorias ficariam como apresentado abaixo:

  • Pioneiros e adeptos iniciais: “Novidade = é boa porque é nova.”
  • Maioria inicial: “Novidade = é boa porque meu amigo também acha que é.”
  • Maioria tardia: “Novidade = gera suspeita e questionamento.”
  • Retardatários: “Novidade = é ruim e gera desconfiança.”

Para tratar melhor de todas as categorias de aceitação da mudança, você pode criar planos de habilitação e comunicação para diferentes funções (alunos, professores ou funcionários administrativos) alinhados a cada postura quanto à adoção. Essa é uma forma de cobrir as mais variadas necessidades.

Identificar os adeptos iniciais também traz suas vantagens. Se estiverem dispostas, as pessoas que estão aproveitando ao máximo a mudança poderão compartilhar sua empolgação ou experiência com os outros. Você pode chamar integrantes da maioria tardia ou retardatários para ouvir o que essas pessoas têm a dizer, para que eles vejam o que a mudança possibilita e se sintam mais motivados e inspirados.

Quando se trata da migração para um novo LMS, disponibilizar um bom conteúdo educacional pode fazer toda a diferença na adoção. Por exemplo, você pode compartilhar vídeos de capacitação sob demanda com sua comunidade acadêmica para favorecer a familiarização com a plataforma. Caso queira ir além, escolha um fornecedor de LMS que ofereça capacitação para certificação dos funcionários, de professores a designers instrucionais. Se necessário, trabalhe com o fornecedor para elaborar um programa de capacitação personalizado ou organizar uma sessão presencial para possibilitar uma experiência mais prática.

Conforme apontado por Struch, uma mudança de LMS costuma girar em torno dos alunos, e eles podem ser influenciados por vários integrantes da sua comunidade acadêmica. Se nem todos eles apoiarem a mudança, é possível que isso acabe prejudicando a experiência dos próprios alunos. Para evitar esse tipo de situação e garantir uma transição fluida, disponibilize a capacitação certa para as pessoas certas.

Também vale a pena conferir a reputação em atendimento ao cliente do seu fornecedor de LMS. Contar com suporte 24h nos momentos críticos pode fazer uma grande diferença para a adoção.

Sempre que notificamos um problema, sabemos que os nossos contatos na D2L vão resolver a questão ou encontrar uma solução rapidamente. A qualidade do suporte tem sido fantástica. Com a equipe de suporte da D2L ao nosso lado, nunca nos sentimos desamparados.

Vanessa Cox, Diretora de Aprendizagem Online, University of Dallas

5. Incorporar as mudanças na cultura e nas práticas da organização

Quando uma iniciativa de mudança termina, muitas pessoas tendem a voltar ao modus operandi de antes. É fundamental evitar que isso aconteça. Uma maneira de prevenir essa retomada de hábitos é incorporar as mudanças no jeito de funcionar da sua instituição. Por exemplo, se você for parar de distribuir cópias impressas do programa de aula aos alunos e passar a disponibilizar esse conteúdo online, integre essa tarefa administrativa ao trabalho que os professores já fazem ao preparar um curso. Ancorar uma mudança em hábitos já bem estabelecidos aumenta sua chance de sucesso.

6. Revisar o progresso e analisar os resultados

Nem todas as iniciativas de mudança terminam em sucesso. Conduzir uma boa análise e avaliação ajuda a determinar o resultado: bem-sucedido, malsucedido ou algo no meio do caminho. Essa informação também pode servir para mudanças futuras.

Cada instituição escolherá sua própria abordagem dependendo do porte, do prazo e da capacidade de execução da mudança.

Pesquisar sobre gestão da mudança pode ser útil, mas lembre-se de que quem está fora da sua instituição não entende as particularidades dela como você. O conhecimento que você tem sobre o tipo de suporte que funciona melhor para sua comunidade ou sobre a visão que será mais bem recebida não tem comparação.

A orientação geral que Gandhi dá aos líderes é para sempre serem pacientes e nunca apressarem os resultados. Isso não significa que a transição em si não possa ser acelerada, mas é importante lembrar que mudanças grandes e substanciais podem levar anos para serem concretizadas, mesmo se os resultados iniciais forem positivos.

Como garantir que a mudança seja positiva

Já discutimos como a mudança é inevitável e como as instituições precisam se adaptar às circunstâncias para melhor atender às suas comunidades. Também exploramos o funcionamento de um plano de gestão da mudança, os obstáculos que podem surgir e como superá-los. Dando continuidade ao nosso aprofundamento na gestão da mudança, é crucial dar um passo atrás e refletir: como assegurar que a mudança seja benéfica?

O propósito fundamental de qualquer instituição de ensino superior é preparar os alunos para prosperarem em um mundo em constante transformação. Portanto, é lógico que as pessoas e os ambientes que moldam essa jornada também cultivem uma atitude positiva em relação à mudança, demonstrando, assim, a capacidade de evoluir.

A mudança pode abrir portas para desenvolvimento e crescimento, nos ensinando valiosas lições sobre nossas ideias e limitações. Por isso, a mudança pode ser uma força para o bem, que nos impulsiona a abandonar sistemas e processos obsoletos em prol de um futuro melhor para alunos e colaboradores.

Focar na gestão da mudança não implica esquecer completamente o passado; ocasionalmente, estratégias que foram eficazes anteriormente podem se mostrar úteis em projetos atuais. Também não significa descartar sistemas e processos que ainda se mostram eficazes. Se um procedimento é eficiente e contribui para que a instituição alcance seus objetivos, vale a pena modificá-lo?

Uma gestão eficaz da mudança é crucial, mas a liderança da instituição precisa ter discernimento sobre quais mudanças são necessárias. Se optarmos por implementar uma mudança desnecessária que não contribuirá para os objetivos da instituição, nem mesmo uma gestão exemplar do processo fará diferença. Por outro lado, ao combinar uma gestão eficiente da mudança com melhorias estrategicamente selecionadas, nada poderá deter nossa iniciativa.

Não importa quanto progresso for feito em termos de desenvolvimento tecnológico ou de sistemas; seu critério sempre servirá como norte para a mudança. As decisões tomadas hoje afetarão o futuro dos funcionários e alunos, que se beneficiarão da sua disciplina, foco, determinação e perseverança.

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índice
  1. O que é a gestão da mudança?
  2. A importância da comunicação
  3. Por que as instituições precisam de um processo eficaz de gestão da mudança?
  4. As particularidades da gestão da mudança no ensino superior
  5. Como implementar um plano de gestão da mudança
  6. Os seis passos da gestão da mudança
  7. Como garantir que a mudança seja positiva