Haciendo el cambio de Blackboard a D2L Brightspace

En el seminario web de D2L, La transición de Blackboard a D2L Brightspace, la anfitriona Danielle Burt recibió a Anna Galka, consultora educativa especialista en tecnologías del aprendizaje de la Universidad de Windsor, y a Paula Russell, directora sénior del Centro de aprendizaje y enseñanza de la Universidad de Binghamton (Universidad Estatal de Nueva York). Explicaron por qué sus escuelas cambiaron de Blackboard a Brightspace, brindaron consejos para una gestión del cambio exitosa y explicaron cuáles son las herramientas de enseñanza y aprendizaje que más les atraen de Brightspace.

Reflexión antes de hacer el cambio

El cambio a un nuevo sistema de gestión del aprendizaje (LMS) puede marcar una gran diferencia para cualquier campus. Pero el proceso de hacer la transición puede ser abrumador, ya que se deben tener en cuenta muchos factores.

“Un LMS es un compromiso a largo plazo”, comenta Danielle Burt, ingeniera sénior de Soluciones de D2L. “Trabajo con muchas instituciones, y todas tienden a conservar su sistema por cinco o más de diez años”.

Burt entiende que los cambios de LMS son intimidantes. Algunas de las mejores prácticas que ella y su equipo implementan en D2L al ejecutar migraciones incluyen ofrecer un plan de proyecto personalizado con una migración de cursos escalable, incorporar recursos de gestión del cambio y proporcionar orientación técnica práctica. Quizás lo más importante es que, ya sea que su institución esté evaluando comenzar a usar un LMS por primera vez o volviendo a examinar sus necesidades, es fundamental escuchar las necesidades de su cuerpo docente, sus estudiantes y su personal administrativo.

Con miles de usuarios finales tanto en Binghamton como en la Universidad de Windsor, nuestras invitadas estaban muy familiarizadas con el proceso. Con tantas opciones de LMS del mercado, ¿por qué eligieron Brightspace?

El deseo de cambiar lde LMS

Como dice el refrán: “Si no está roto, no lo arregle”. Entonces, ¿qué fue lo que motivó a nuestras invitadas a considerar otros LMS?

Anna Galka dijo que el contrato de la Universidad de Windsor con Blackboard estaba por caducar. Estaban utilizando una instancia autoalojada de la plataforma de aprendizaje, que sabían que ya no contaría con soporte.

“Íbamos a tener que hacer un cambio significativo, nos quedáramos con Blackboard o no”, señaló Galka.

En el caso de Binghamton, Paula mencionó que habían estado usando Blackboard por más de 20 años.

“Durante ese tiempo, [como sucede] con cualquier realción, hay buenos momentos, momentos no tan buenos y momentos en los que realmente es necesario reconsiderar y reevaluar si uno quiere permanecer en el mismo camino”, comentó Russell.

Dado que tanto Galka como Russell sabían que necesitaban hacer un cambio, el siguiente paso fue evaluar cuáles eran sus opciones.

Un largo proceso de evaluación

Seleccionar un nuevo LMS puede ser un proceso largo. Galka y su equipo comenzaron por revisar su LMS actual, distribuyeron una encuesta en todo el campus y designaron comités especiales para recopilar información específica que no se podía obtener mediante encuestas. También organizaron focus groups

Posteriormente, publicaron una solicitud de propuestas (RFP). Luego, pasaron por una etapa de revisión y pruebas, seguida de más comentarios.

“Al final, nuestra comunidad universitaria terminó diciéndonos que prefería Brightspace”, señaló Galka.

Russell y su equipo pasaron por un proceso similar en Binghamton. Realizaron encuestas, focus groups, publicaron una solicitud de propuestas e hicieron pruebas piloto de los productos de los proveedores que estaban evaluando.

“Creo que lo más importante es obtener la opinión de todas las partes interesadas clave: el cuerpo docente, el personal administrativo y también el estudinatado, que son una parte muy importante en todo esto”.

Russell dijo que, después de todo, Binghamton tomó la decisión de seguir adelante con Brightspace.

La comunicación es clave para una gestión del cambio exitosa

Galka y Russell coincidieron en que las migraciones solo son exitosas si las instituciones implementan buenas estrategias de comunicación. Compartieron lo que les dio buenos resultados y los desafíos que enfrentaron una vez que se eligió el nuevo LMS.

El equipo de Russell dio a conocer oportunidades y eventos en los que los usuarios finales podían aprender sobre la transición desde el comienzo y con frecuencia.

“Nos reunímos con todas las decanaturas y directores, y hablamos con las jefaturas de departamento. Queríamos asegurarnos de que todas las personas supieran lo que estábamos haciendo y que esto no se estaba llevando a cabo en aislamiento. Usamos herramientas de encuestas y generamos reportes claros que luego compartimos con las partes interesadas”.

En la Universidad de Windsor, Galka y su equipo se pusieron en contacto con todas las facultades y departamentos y les ofrecieron hacer un raodshow. Casi todos aceptaron la oferta.

“Esto fue lo que más influyó en nuestro éxito”, indicó Galka. “Tuvimos reuniones con el consejo y, en menos de 15 minutos, proporcionamos respuestas a las objeciones, los puntos problemáticos y las preguntas que ya habíamos previsto. Luego, presentamos el cronograma y los recursos de apoyo que estábamos creando para ellos e indicamos cuándo estarían listos”.

Aún así, Russell reconoció que surgían desafíos de vez en cuando. “No importa cuántas veces uno repita las cosas, siempre habrá alguien que diga: ‘Oh, no sabía nada al respecto'».

Desde el punto de vista de Galka, comunicarse con los estudiantes era el mayor desafío. “No leen nada de lo que les enviamos”, comentó. “Así que, además de utilizar los canales de comunicación habituales, aprovechamos la oportunidad para divertirnos un poco. Entregamos galletas con calcomanías de Brightspace, organizamos un sorteo para ganar una bolsa de regalos de Brightspace, y utilizamos el alce de D2L para hacer una intervención especial en nuestra cuenta de Instagram”.

Planificar e implementar una estrategia sólida de comunicación y participación define el rumbo de su campus. Russell señaló que es importante eliminar el miedo, a lo desconocido y la duda, y reemplazarlos con información oportuna y basada en hechos que se pueda compartir continuamente. Al ser proactivas y realizar un seguimiento constante, ambas universidades pudieron reducir al mínimo las reacciones negativas en torno al cambio.

Características y funcionalidades destacadas de Brightspace

Burt preguntó a ambas panelistas si había alguna característica o funcionalidad destacada que las instituciones resaltaran durante el proceso de evaluación y/o transición.

“Una de las cosas que realmente se destacó fue la accesibilidad de Brightspace”, indicó Galka. El equipo de la Universidad de Windsor quedó impresionado con la forma en que D2L abordó sus criterios de accesibilidad y demostró su compromiso de incorporar la accesibilidad en el producto. “Definitivamente enriquece mis talleres. Cabe señalar que es posible incorporar funciones de accesibilidad desde el inicio, en vez de tener que hacerlo en otro momento”.

Galka también compartió que la interfaz de usuario de Brightspace ha convencido tanto a profesores como a estudiantes. “Especialmente para aquellos que acaban de empezar, es algo sobre lo que escuchamos hablar continuamente. Es fácil de usar, la entienden y no necesitan mi ayuda, lo cual es maravilloso”.

En Binghamton, Russell mencionó la facilidad de la migración de cursos como un punto destacado. Durante la transición, los docentes expresaron temor a trasladar el contenido de sus cursos de un LMS a otro. Russell y su equipo trabajaron arduamente con los instructores para que pudieran trasladar sus contenidos de forma independiente.

“En otoño de 2021, teníamos 9981 cursos que debían migrarse. Solo 116 de esos cursos fueron migrados por el departamento de TI, dado que les ofrecimos a los docentes la opción de trasladar sus contenidos ellos mismos. Eso habla muy bien de lo fácil que fue hacerlo. Para la primavera de 2022, el 97 % de los cursos estaban migrados. Esa capacidad de migrar cursos de forma sencilla y prácticamente sin asistencia fue sumamente valiosa”

Russell también destacó que la accesibilidad integrada es un gran beneficio. Por último, mencionó a los agentes inteligentes.

“También enseño a usar Brightspace y los agentes inteligentes son fabulosos”, señaló. Explicó que tener un registro de los inicios de sesión y el tiempo que pasan los estudiantes en un curso es muy útil, dado que permite ayudar de forma proactiva a los estudiantes que quizás no están asistiendo a clase. Gracias a los agentes inteligentes, puede anticiparse a cuestiones potencialmente problemáticas antes de que se agraven.

Consejos

Tanto Galka como Russell indicaron que, una vez que completaron la transición de Blackboard a Brightspace, no necesitaron pedir mucha ayuda.

“La transición fue muy fluida”, señaló Russell. “Pero eso se debe al trabajo conjunto con D2L y a contar con mecanismos establecidos para que la transición sea realmente sencilla para el campus”.

Galka estuvo de acuerdo. “Tuve que pensar en ese período y en las conversaciones que tuvimos en ese momento. Cuando se completó la implementación, no se necesitó asistencia adicional. De todos los proveedores de software con los que he trabajado o con los que he tratado en mi carrera, creo que esta fue la mejor experiencia que he tenido”.

Burt preguntó si tenían algún consejo final antes de que terminara la sesión. Galka indicó que utilizar los recursos de personas que han atravesado el proceso anteriormente es fundamental y señaló que la mayoría están dispuestas a compartir su experiencia.

En cuanto a Russell, ella hizo hincapié en la comunicación.

“Lo más importante es mantener una comunicación constante. No esperar. Si uno no está seguro, debe investigar y tomarse un tiempo para analizar lo que está disponible. Lo que uno encuentra con D2L es que tienen respuestas muy buenas a tus preguntas y pueden cumplir sus promesas. Para mí, estos son aspectos realmente importantes en cualquier contrato a largo plazo, porque esto no es algo que se implementa y se cambia al año siguiente adoptando otra dirección. Es uno de los sistemas empresariales centrales en el campus, por lo tanto, es importante pensar bien en lo que se va a hacer. D2L es un socio que acompaña en el camino hacia el maravilloso mundo de los LMS”.

¿Le interesa obtener más consejos prácticos sobre cómo cambiar de Blackboard a Brightspace? Vea el seminario web completo aquí.

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