Desafio
A Rede Adventista de Educação é uma rede de escolas, colégios e faculdades mantida e orientada pela Igreja Adventista do Sétimo Dia. No Brasil, a primeira sede foi fundada em 1896 na cidade de Curitiba, no Paraná e hoje possui aproximadamente 512 unidades, com 225 mil alunos em todas as regiões do Brasil.
Em 2016, essa instituição centenária passou a oferecer cursos de Ensino a Distância (EAD) 100% e a cada ano a oferta de cursos só aumenta. No que corresponde ao Ensino Superior, a Rede possui hoje cinco faculdades coligadas: a Faculdade Adventista da Amazônia (FAAMA), a Faculdade Adventista de Minas Gerais (FADMINAS), a Faculdade Adventista do Paraná (FAP), a Faculdade Adventista da Bahia (FADBA) e o Centro Adventista de São Paulo, com três filiais (UNASP).
Juntas elas correspondem a mais de 21 mil alunos de diversas partes do Brasil e do do mundo, 800 professores, mais de 80 cursos de graduação presenciais e EAD, pós-graduações e acaba de lançar o seu curso de Medicina, que inicia em Janeiro de 2025.
Em meados de 2020, a Rede Adventista de Ensino Superior tinha um desafio: unificar todo o gerenciamento acadêmico de todas as instituições coligadas, como também o seu AVA. Os dados estavam espalhados em diversas plataformas distintas. “A nossa motivação era centralizar tudo para ter um melhor desempenho, análise de dados e funcionabilidade”, comenta Cleber de Souza Queiroz Passos, Supervisor da UNASP EAD.
E apesar da padronização, também havia o anseio de manter a identidade de cada instituição atendida para que alunos, professores e funcionários não tivessem a impressão de algo genérico, ou seja, precisavam de personalização. Além disso, a instituição buscava uma plataforma com um melhor suporte e mais atualizada e flexível com as demandas que poderiam surgir de acordo com novas necessidades.
Outro fator decisivo para essa mudança era o custo. Permanecer com as plataformas antigas e fazer a unificação das instituições tornaria o valor muito elevado, neste sentido, migrar para uma nova plataforma era uma decisão positiva considerando esse aspecto.
Para o processo de escolha da plataforma, as áreas responsáveis criaram um quadro comparativo de funcionalidades que eram essenciais e prioritárias para a proposta de trabalho que almejavam. Foram avaliados 35 itens com notas: ótimo, bom e ruim para cada uma das quatro plataformas que estavam na concorrência. Alguns dos itens avaliados foram: app responsivo, experiência do usuário, correção de atividades, notificação de atividades, avisos na tela inicial, ferramentas entre outros. A plataforma Brightspace da D2L foi a que mais recebeu notas ótimas e ao avaliar todo o conjunto: a escolhida para essa nova parceria.
Solução
Quase dois meses depois, Brightspace rodando…
A criação de processos foi algo essencial para o sucesso de migração dos sistemas. Segundo Roan Sampaio Rossi, Desenvolvedor Back End do IATEC (Instituto Adventista de Tecnologia), isso foi primordial para que tudo acontecesse de forma positiva e ágil. Em agosto de 2023 a nova parceria entre a Unasp e D2L foi firmada e, em Outubro, uma turma piloto de pós-graduação em Gestão Financeira já estava sendo disponibilizada.
Em Janeiro de 2024 todas as cinco instituições coligadas estavam funcionando com o D2L Brightspace. “Não tivemos desafios operacionais. Tanto professores, quanto alunos e gestores das nossas coligadas entenderam a mudança. E tivemos um ótimo suporte da D2L, que soube entender as nossas necessidades e trabalhar bem na customização da plataforma”, comenta Cleber.
Toda a sincronização foi feita de forma automática, via API. Atualmente, todo o sistema possui 207 mil matrículas diretas (disciplinas de cunho acadêmico), e mais 160 matrículas indiretas (cursos sem finalidade acadêmica, de apoio).
Também foi montado uma estrutura organizacional para cursos e ofertas, tanto na filial, quanto nas coligadas, assim todos seguem um mesmo padrão de organização de conteúdo (nível de ensino, curso, modelo de curso, disciplina e período letivo não cascateado) e o ambiente se mantém organizado.
Esse formato permite que o próprio sistema faça o gerenciamento de tudo, possibilitando a exportação de relatórios gerais da rede, como individuais de cada instituição. “Essa era a nossa intenção desde o princípio e levamos isso em conta na escolha da plataforma e no momento da implantação. Conseguimos trazer esses dados gerais aos superiores que fazem a gestão da Rede Adventista, como também dados individuais de cada instituição, para a gestão interna”, afirma Cleber.
Linguagem de rede social para o treinamento de professores
Para que a adaptação dos professores fosse mais ágil, a Rede Adventista se preparou para essa migração, investindo em treinamentos presenciais e à distância, no próprio Brightspace, para os professores e criaram vídeos tutoriais sobre as diversas funções da plataforma. E tudo isso de forma continuada “Entendendo a dinâmica do mundo atual, criamos esses vídeos curtos e diretos que mostram de forma mais objetiva sobre como usar os recursos do Brightspace. E tem sido um grande diferencial”, explica Cleber.
Os alunos também tiveram treinamentos para usar a plataforma e têm acesso a esses tutoriais que ajudam a usar melhor os seus recursos. E a possibilidade de estudar pelo aplicativo, com um visual diferenciado, também contribuiu para atrair os estudantes e tornar ainda mais positiva essa fase de transição.
Mantendo a identidade em cada uma das instituições
Desde o princípio da Rede Adventista entendeu que era importante para todos, inclusive das coligadas, não perder a identidade visual e conseguir deixar a experiência do usuário cada vez mais personalizada. Neste sentido, a D2L deu todo o suporte, desde o início, para criar uma estrutura organizacional de forma que fosse possível trabalhar neste formato.
Além disso, essa customização é bastante flexível e autônoma, ou seja, cada instituição tem a liberdade de configurar o seu LMS no formato que desejam.
Resultado
Após um ano de parceria, Cleber afirma que a permanência dos alunos aumentou e hoje varia de 85% e 90%. Além de também terem percebido drasticamente a diminuição de ajustes ou reclamações de alunos com necessidades especiais, já que a plataforma Brightspace possui diversos recursos e ferramentas focadas em acessibilidade.
Segundo Cleber o investimento em novas tecnologias é essencial e um caminho sem volta. “Principalmente no EAD. O LMS é a sala de aula do aluno, ou seja, preciso investir e escolher bem a plataforma que ele vai usar, caso contrário posso ter problemas de evasão. O aluno não vai permanecer num ambiente virtual que não tem um visual agradável, funções claras ou uma navegabilidade fácil. Isso é primordial”, ressalta.
Roan faz questão de enfatizar a constante atualização do D2L Brightspace. “Todos os meses temos uma reunião com o time da D2L, onde é mostrado para nós novas ferramentas, atualizações, inovações. Isso mostra que não é só uma ferramenta que a gente comprou e utiliza, mas que ela está em constante evolução e acompanha as demandas educacionais e tecnológicas”.
Hoje, a Rede tem 15 cursos de pós-graduação em EAD e para 2025 a expectativa é aumentar para mais de 60 cursos. A FAP também está migrando seus cursos de pós-graduação para o Brightspace. “Estamos ampliando o portfólio e com isso, a nossa carga de usuários vai aumentar e o sistema possibilita fazer o ingresso de novos usuários de forma bastante tranquila, ágil e automática”, comenta Cleber.
Outro plano para 2025 é a junção de turmas entre as instituições da FAP, comprando cadeiras de sala de aula de EAD do Unasp. “Estamos trabalhando essa ideia que possibilita novos cenários e até ajuda a diminuir o custo”, explica Roan.
A unificação também facilitou trabalhar os dados que tinham no Registro de Matrícula e importar dados de matrículas, criação de disciplinas, usuários, notas, login único, gestão de matrículas, entre outros. E para isso acontecer a documentação das APIs da D2L foi primordial, sem a necessidade de parceiros externos e com grande agilidade, além de diminuir erros e falhas humanas. “Com as APIs abrimos um leque enorme. Após essa primeira implementação básica, a gente já desenvolveu muitas outras ferramentas que possibilitaram automações e agilidade em trabalhos que seriam manuais e levariam semanas, como a inserção de arquivos nas disciplinas, inserção de links de gravação de vídeo aula.”, comemora Roan.
Personalização e automação que fizeram a diferença
O novo sistema e recursos também permitiu a Rede apoiar mais os estudantes do Rio Grande do Sul, quando as enchentes atingiram todo o Estado. Com cerca de 200 alunos nesta localidade e matriculados em cerca de 40 disciplinas, eles conseguiram implantar de forma ágil e automática um sistema que alterava as datas de entrega de trabalhos, que se não fosse dessa forma, levaria semanas para conseguir gerar tais mudanças. “Levamos cerca de dois dias para desenvolver a ferramenta e em uma hora ele configurou tudo. Ganhamos muito e conseguimos entregar esse produto final para os alunos”, finaliza Roan.